Ihre Tech-Konferenz kann nicht erfolgreich sein, es sei denn, Sie erhalten Production Right

Ihre Tech-Konferenz kann nicht erfolgreich sein, es sei denn, Sie erhalten Production Right
Warst du auf einer Konferenz, bei der die Folien schwer zu lesen sind? Was ist mit einer Veranstaltung, bei der nicht genügend Ladestationen zur Wiederbelebung Ihres iPhones zur Verfügung stehen? Die Produktion - das Audio / Visuelle, die Beleuchtung, die Inszenierung, das Live-Streaming usw. - ist zweifellos eines der wichtigsten Elemente bei der Planung einer Technologiekonferenz.

Warst du auf einer Konferenz, bei der die Folien schwer zu lesen sind? Was ist mit einer Veranstaltung, bei der nicht genügend Ladestationen zur Wiederbelebung Ihres iPhones zur Verfügung stehen? Die Produktion - das Audio / Visuelle, die Beleuchtung, die Inszenierung, das Live-Streaming usw. - ist zweifellos eines der wichtigsten Elemente bei der Planung einer Technologiekonferenz.

Die Produktion lässt die Inhalte Ihrer Konferenz lebendig werden, aber darüber hinaus Es schafft die Atmosphäre und Ästhetik Ihrer Veranstaltung, die in Ihren Markenelementen verwurzelt ist. Holen Sie sich diesen Teil richtig, und fast alle anderen Einzelheiten der Konferenzplanung sind verzeihlich.

Ich habe mich mit JT Naughton, dem Präsidenten von Four Moon Productions, zusammengesetzt, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre nächste Tech-Konferenz zu einem A / V-Slam machen können.

Sie haben einige der größten Technologiekonferenzen der Branche produziert. Was sind die wichtigsten Elemente während des Planungsprozesses, die helfen, die guten Konferenzen von den besten zu trennen?

Lassen Sie die kreativen Ideen fließen. Egal wie weit und wie verrückt sie aussehen mögen, der kreative Prozess ist der spaßigste Teil der gesamten Veranstaltung. Zum Beispiel, hier ist dieser leere Ort, der in fast jede gewünschte Vision verwandelt werden kann. Irgendwann bleiben Ideen, und greifbare Pläne beginnen sich zu bilden.

Zweitens, die Tatsache, dass jeder ein leistungsfähiges Gerät in der Tasche hat, nennt man ein Smartphone. Es kann Bilder machen, Videos aufnehmen und diese Elemente und Meinungen sofort mit der Welt teilen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Branding, die Beleuchtung und das "wow & rdquo; Faktor, den Ihre Teilnehmer teilen können (aus den richtigen Gründen). Wenn kostenlose Werbung die beste Art ist, stellen Sie sicher, dass Ihr Logo irgendwo in dieser Werbung ist.

Schließlich, so viel wie Ihre Teilnehmer dort sind, um zu lernen, wollen sie auch unterhalten werden. Setzen Sie ein Lächeln auf ihre Gesichter durch Klang und Vision. Gib ihnen diesen Bass und diese Moving Lights, und sie werden mit einer abgerundeten Erfahrung davonlaufen, von der sie sicher schwärmen werden.

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Begleiten Sie den Planungsprozess von der Produktionsseite aus. Wie früh sollten Event-Vermarkter und Planer Sie dazu bringen?

Je früher, desto besser. Wir bevorzugen es, Teil des Standortauswahlprozesses zu sein. Dies kann unseren Kunden helfen zu erkennen, womit sie es zu tun haben. Ist es eine Gewerkschaftseigenschaft und wenn ja, welche Regeln / Richtlinien? Können die Knochen der Immobilie das Rigging unterstützen? Liegen die Kronleuchter acht Fuß über dem Boden? Können wir die Säule bewegen, die in der Mitte des Raumes lebt? Ist das Dock drei Meilen entfernt?

Es gibt so viele kleine Details, die das Aussehen und die Atmosphäre der Konferenz und des Budgets beeinflussen können. Es ist am besten, mit so viel Wissen wie möglich bewaffnet zu sein, bevor man den Auslöser an einem Veranstaltungsort betätigt.

Es gibt immer den Druck, Vortragsfolien Wochen vor der Show zu bekommen, wenn wir alle wissen, dass ein CEO ihr Deck schicken kann über etwas weniger als Tag-of ist wahrscheinlich unwahrscheinlich. Was ist die Realität hinter den Fristen für die Abgabe von Decks und warum ist das wichtig?

Sie werden mehr Erfolg haben, Katzen zu hüten. Das Sammeln von Rednerfolien ist die häufigste Herausforderung für unsere Kunden. Aus unserer Sicht ist es ein seltener Traum, wenn wir Präsentationen vor Ort haben, bevor wir vor Ort gehen. Wir können dann die Präsentationen in der Vorschau anzeigen und sicherstellen, dass sie leserlich sind, keine Rechtschreibfehler enthalten und korrekt formatiert sind. Ein Moderator kann dann mit Zuversicht auf die Bühne gehen, da er weiß, dass die Folien bereit sein werden.

Die Realität ist, dass wir die Folien normalerweise am Tag oder Minuten vor dem Auftritt des Moderators auf der Bühne bekommen. Wenn das passiert, finden wir normalerweise Fehler und versuchen, diese Fehler zu beheben, bevor die Moderatoren auf die Bühne gehen. Es kann ziemlich chaotisch werden. Es ist von größter Bedeutung, dass unser Grafiktechniker eine Person ist, die in stressigen Situationen strebt. Die grafische Position ist neben dem Ton einer der heißesten Plätze im Raum und für die Teilnehmer am sichtbarsten.

Am Ende ist unser Ziel, das Schlimmste zu planen und es um jeden Preis zu vermeiden. Folien frühzeitig zu bekommen, ist ein großer Schritt in die richtige Richtung.

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Produktion ist eine der größten Werbebuchungen im Konferenzbudget. Was sind wichtige Überlegungen, die dazu beitragen können, unnötige Ausgaben zu vermeiden und den größten Nutzen aus unserer Investition zu ziehen?

Je mehr Kommunikation, desto besser. Hier hilft die frühzeitige Einbindung des Produktionsunternehmens in den Planungsprozess, vermeidbare Risiken zu mindern. Bring sie zum Veranstaltungsort. Ich würde auch vorschlagen, Daten von der Produktionsfirma zu laufen. An einem Urlaub zu arbeiten kann aus Budgetsicht wirklich wehtun. Wir empfehlen auch, sonntags aus dem gleichen Grund zu vermeiden.

Veränderung ist unvermeidlich, aber um ein anderes Beispiel zu geben: Je früher eine Agenda entwickelt wird oder ein szenisches Konzept verwirklicht wird, desto größer ist unsere Chance, Zahlen zu kontrollieren. Je näher die Konferenz rückt, desto weniger Ressourcen stehen zur Verfügung, was die Nachfrage und damit auch die Kosten erhöht.

Geben Sie der Produktionsfirma schließlich frühzeitig eine Budgetnummer. Dies wird von Anfang an eine Idee geben, ob das Budget und die Vision auf der gleichen Seite sind. Dann planen Sie die Anpassung entsprechend.

Wir waren alle auf Konferenzen mit audiovisuellen Problemen. Sound Engineering ist mehr Kunst als Wissenschaft, da verschiedene Moderatoren unterschiedliche Stile haben und unterschiedliche Geräte benötigen. Was ist zu beachten, wenn es darum geht, dass unsere Referenten sich wohl fühlen und jeder im Publikum mit den präsentierten Inhalten beschäftigt ist?

Ähnlich wie bei der Grafikposition braucht die Audio-Position eine besondere Art von Person Audio singen lassen. Es gibt so viele Herausforderungen von Frequency Hits über Mikrofonplatzierung bis hin zu nervösen Moderatoren ... die Liste geht weiter und weiter.

Der beste Freund eines leitenden Tontechnikers ist sein Audioassistent und der Bühnenmanager. Der Audioassistent ist dafür verantwortlich, dass die Mikrofone an einem Moderatorhemd / Bluse / Blazer in der bestmöglichen Position sind. Apropos, es ist nie eine schlechte Idee, empfohlene Kleidung mit Moderatoren zu besprechen, bevor sie vor Ort auftauchen. Geknöpfte Hemden sind unsere Favoriten, wenn wir Lavalier-Mikrofone verwenden. Kommentar zur Bonus-Kleidung: Wir empfehlen, dass die Moderatoren keine Kleider oder Röcke tragen, wenn sie sitzen.

Der Bühnenmanager ist auch ein wichtiger Verbündeter und ist die letzte Person, mit der ein Moderator spricht, bevor er / sie auf die Bühne geht. Der Bühnenleiter erklärt das Layout der Bühne, was auf der Bühne zu erwarten ist und wie man spricht, damit alle hören können. Er / sie sollte auch eine beruhigende Wirkung haben, da die meisten Menschen nervös sind, bevor sie auf die Bühne gehen. Sobald ein Moderator erkennt, dass das gesamte Publikum in Unterwäsche ist, beruhigen sie sich ein wenig.

Audio ist witzig, wenn Ihr Publikum Audio nicht bemerkt, funktioniert es gut.

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