"Trust but Verify" ist der Kampf gegen Mitarbeiterdiebstahl und Betrug

Kleinunternehmenserfolg ist oft das Ergebnis eines engmaschigen, engagierten Teams, das stundenlang arbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Um eine starke Mitarbeiterbasis zu schaffen, die über alles hinaus geht, müssen Kleinunternehmensbesitzer vertrauenswürdige Mitarbeiter finden. In der Tat würde ich argumentieren, dass der Charakter einer Person wichtiger ist als ihre Fähigkeiten.

Kleinunternehmenserfolg ist oft das Ergebnis eines engmaschigen, engagierten Teams, das stundenlang arbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Um eine starke Mitarbeiterbasis zu schaffen, die über alles hinaus geht, müssen Kleinunternehmensbesitzer vertrauenswürdige Mitarbeiter finden. In der Tat würde ich argumentieren, dass der Charakter einer Person wichtiger ist als ihre Fähigkeiten. Man kann belehrt werden; der andere kann nicht.

Es ist besonders schädlich und enttäuschend, wenn Mitarbeiter das Vertrauen missbrauchen, das ihnen entgegengebracht wird. Wenn es unmoralische oder sogar kriminelle Aktivitäten gibt, können kleine Unternehmen enorme Verluste erleiden.

Eine globale Betrugsstudie aus dem Jahr 2016 hat ergeben, dass Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern das gleiche mittlere Diebstahlniveau - 150.000 Dollar - als viel größere Unternehmen erleiden. Außerdem sind sie viel wahrscheinlicher als die größten Organisationen, die Opfer werden. Die Studie, die von der Association of Certified Fraud Examiners, ergab, dass die kleinsten Unternehmen entfielen 30 Prozent der Betrugsfälle untersucht, verglichen mit nur 20 Prozent für Organisationen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern.

Unter den häufigsten Straftaten bei kleinen Unternehmen überprüfen Manipulationen, Skimming, Gehaltsabrechnungen und Barrensysteme. Mit ihrem Insider-Wissen wissen die Mitarbeiter, wie mit Geld umgegangen wird und wie Schwachstellen in den Buchhaltungssystemen ausgenutzt werden können.

Obwohl Betrug häufiger vorkommt, als viele glauben, können viele Verluste durch grundlegende Kontrollverfahren verhindert werden. Die folgenden Strategien können potenzielle Schäden begrenzen und die Erkennung wahrscheinlicher machen.

Verantwortlichkeiten aufteilen und Aufsicht erweitern.

Eine Person sollte nicht die alleinige Kontrolle über Finanztransaktionen und Aufzeichnungen haben. Die Aufteilung von Verantwortlichkeiten und Aufsicht trägt zur Abschreckung bei und erhöht die Wahrscheinlichkeit der Entdeckung. In den kleinsten Unternehmen muss der Eigentümer möglicherweise alle finanziellen Transaktionen überwachen, um sicherzustellen, dass alles überprüft und doppelt überprüft wird.

Bankkonten sollten mindestens einmal im Monat abgeglichen werden und eine Überprüfung der Schecks und Zahlungen enthalten. Die Person, die die Abstimmung durchführt, sollte überprüfen, ob die Zahlungsempfänger, Beträge und Bestätigungen korrekt sind. Diese Person sollte jedoch nicht befugt sein, Schecks zu schreiben oder Ein- und Auszahlungen vorzunehmen.

In einem sehr kleinen Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Abstimmungs- oder die Transaktionsfunktion auszulagern, so dass die Rechnungslegung und -kontrolle außerhalb des Rechnungswesens liegen Abmelden.

Um den Geldfluss beim Ein- und Auschecken weiter zu steuern, sollten Schecks oder andere Zahlungen mehrere Unterschriften oder Autorisierungen erfordern.

Wenn ein Unternehmen wächst, sollte es eine Liste genehmigter Lieferanten und Lieferanten erstellen und den Einkauf überwachen Aufträge und Zahlungen

Ethisches Verhalten erwarten und durchsetzen.

Der weniger disziplinierte Stil einiger Unternehmen kann von Menschen missbraucht werden, die Finanzverbrechen begehen wollen. Während die Unternehmenskultur locker sein kann, müssen Geschäftseigentümer deutlich machen, dass sie wachsam sind und einen Null-Toleranz-Ansatz für unethisches Verhalten verfolgen. Eine Möglichkeit ist es, hohe Erwartungen zu setzen und schnell und entschlossen zu handeln, wenn Mitarbeiter bei Diebstahl oder Betrug ertappt werden.

Während kleine Unternehmen weniger häufig als Betrugsmelde-Hotlines haben, können sie sehr effektiv sein. Wenn möglich, richten Sie ein Berichtssystem ein, das die Identität von Personen, die einen Verdacht äußern, schützen kann.

Schließlich sollten die Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, dass es eine externe Aufsicht geben wird. Lassen Sie die Auditoren Routine- und Überraschungsbesuche machen.

Die Förderung einer Kultur der Ehrlichkeit kann dazu beitragen, schlechtes Verhalten abzuschrecken und es auch wahrscheinlicher zu machen, wenn es auftritt.

Vorsichtig mieten.

Hintergrundkontrollen sind Standard geworden trainieren. Jeder, der mit Geld umgeht oder in einer finanziellen Rolle ist, sollte gründlich auf vergangenes kriminelles Verhalten oder eine verdächtige Arbeitsgeschichte untersucht werden. Obwohl Kreditprüfungen für die meisten Mitarbeiter nicht erforderlich sind, können sie nützliche Informationen für Personen bereitstellen, die mit finanziellen Entscheidungen zu tun haben. s sollten ihren Anwalt über die Gesetze in ihrem Staat, sowie Bundesgesetze befragen, die verschiedene Arten von Hintergrundprüfungen regeln und Zustimmung wenn erforderlich erhalten sollten.

Machen Sie Ferien obligatorisch

Sobald ein Mitarbeiter sich in Betrugsfällen verwickelt hat, müssen sie wachsam bleiben, um sich vor dem Zugriff zu schützen. Sie kommen vielleicht früh am Morgen oder spät in der Nacht zur Arbeit und vermeiden es, Urlaub zu machen. Viele Betrügereien werden aufgedeckt, wenn der Täter für eine gewisse Zeit von seiner Arbeit entfernt ist.

Kleine Unternehmen können dem Beispiel der vielen großen Banken und anderen Finanzinstitutionen folgen, die Urlaub anordnen. Regelmäßige Durchsetzung dieser Arten von Richtlinien kann helfen, laufende Betrügereien aufzudecken, bevor sie eskalieren.

Bauen Sie das richtige Team auf.

Im Mittelpunkt jedes großen kleinen Unternehmens steht ein engagierter Besitzer, der Tag und Nacht für die Bereitstellung sorgt eine tolle Erfahrung für Kunden. Unglücklicherweise gibt es Leute, die von der weniger strukturierten Natur profitieren und dem Vertrauen, das ein kleines Geschäftsumfeld bietet. Mit einigen Schlüsselstrategien kann s Betrug verhindern, aufdecken und ausmerzen, während immer noch die vertrauenswürdigen Mitarbeiter gefunden werden, die sie für den Erfolg benötigen.