Drei Tipps zum Speichern von Zeit auf E-Mail

Drei Tipps zum Speichern von Zeit auf E-Mail
Ohne zu überlegen, wie viele E-Mails sich in Ihrem Posteingang befinden. Die Chancen stehen gut, dass Sie ein paar mehr E-Mails haben, als Sie möchten. Vielleicht haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie mit E-Mails umgehen können, damit Sie nicht immer zurückbleiben. Im Folgenden finden Sie einen dreiteiligen Ansatz, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen und Ihre Produktivität zu steigern.

Ohne zu überlegen, wie viele E-Mails sich in Ihrem Posteingang befinden. Die Chancen stehen gut, dass Sie ein paar mehr E-Mails haben, als Sie möchten. Vielleicht haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Sie mit E-Mails umgehen können, damit Sie nicht immer zurückbleiben. Im Folgenden finden Sie einen dreiteiligen Ansatz, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen und Ihre Produktivität zu steigern.

1. Verwenden Sie Ihren Entwurfsordner - eine Menge. Hier ist ein Posteingang-Triage-System, das ich seit mehr als zehn Jahren täglich nutze. Gehe in deinen Posteingang und öffne dort die älteste E-Mail. Wenn Sie E-Mails von vor heute haben, beginnen Sie einfach mit dem heutigen Stapel.) Während Sie diese individuelle E-Mail lesen, fragen Sie sich: "Papierkorb? Datei? Antworten? Weiterleiten?" Wenn es um Abfall oder Ablage geht, machen Sie es jetzt.

Wenn Sie darauf reagieren müssen, starten Sie einen Entwurf, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, um entweder zu antworten oder weiterzuleiten. Wählen Sie dann "Als Entwurf speichern". Dann verschieben Sie diese E-Mail aus Ihrem Posteingang. (Der Entwurf wartet auf Sie, im Drafts-Ordner, erinnern Sie sich?) Sie können es ablegen, wegwerfen oder ausdrucken, lassen Sie es nicht im Posteingang.

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Nehmen Sie diesen Ansatz in Ihrem Posteingang an und Sie werden eine Reihe von E-Mails archivieren und löschen und jede E-Mail, die Sie beantworten oder weiterleiten möchten, befindet sich im Entwurfsordner. Oh, und dein Posteingang sollte leer sein!

2. Widmen Sie 15-Minuten-Blöcke, um sich nur auf Ihren Entwurfsordner zu konzentrieren. Wenn es um Produktivität geht, ist Fokus wichtiger als Zeit. Bedenken Sie: Wie schwer ist es, einem Gedanken bis zur Vollendung zu folgen, bevor jemand (oder eine E-Mail oder Instant Message) Sie unterbricht? Intensiver Fokus und tiefes Denken ist eine Fähigkeit, die durch Übung verbessert werden kann. So können Sie beginnen, Ihr E-Mail-Monster zu meistern, indem Sie diese 15 Minuten intensiver Fokussierung nutzen.

Kaufe einen Küchentimer. Versuchen Sie nicht, eine Uhr oder den Countdown-Timer auf Ihrem Telefon zu verwenden - es ist zu nah an Ihrem E-Mail-Posteingang auf Ihrem Telefon. Stellen Sie Ihren Timer für 15 Minuten ein. Konzentrieren Sie sich jetzt nur auf Ihren Entwurfsordner für diese 15 Minuten. Holen Sie so viele dieser E-Mails wie möglich.

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OK, während der Ordner "Entwürfe" kleiner wird, wird dein Posteingang zwangsläufig größer. Aber Sie werden nicht nach jeder E-Mail, die Sie mit neuen Nachrichten senden, abgelenkt. Und du wirst mehr erledigen.

3. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Nachrichten mit hoher Priorität zu eskalieren. Sprechen Sie mit den Personen, mit denen Sie arbeiten, darüber, wie Sie auf Dinge aufmerksam machen können, die eine sofortige Reaktion erfordern. Mit anderen Worten: Beantworte diese Frage: "Wenn jemand sofort etwas benötigt, wie fragen wir danach, ob er uns helfen kann?"

Zum Beispiel könntest du entscheiden, ob etwas Stunden oder sogar einen Tag oder warten kann zwei, um Ihre Nachricht per E-Mail zu senden. Wenn etwas schneller reagiert, sollten Sie das Telefon, den Text, die Sofortnachricht oder ein "Tippen auf die Schulter" verwenden."Dann, natürlich, wenn Sie eine Spur benötigen, senden Sie eine E-Mail.

Versuchen Sie ein fünftägiges Experiment mit nur ein oder zwei Personen in Ihrem Team, mit denen Sie gut arbeiten. Sie werden das wahrscheinlich mehr finden Sie üben diese Techniken, desto effizienter und produktiver werden Sie.

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