Drei Tipps zur Steigerung der Produktivität mit Projektbesprechung

Drei Tipps zur Steigerung der Produktivität mit Projektbesprechung
Es stimmt, dass Rückschau immer 20/20 ist. Nur wenige Menschen nutzen diese Weisheit systematisch aus. Denken Sie an das letzte Projekt, das Sie beendet haben, das Produkt, das Sie geliefert haben, oder das Ziel, das Sie erreicht haben. Haben Sie sich die Zeit genommen, eine gründliche Nachbesprechung durchzuführen?

Es stimmt, dass Rückschau immer 20/20 ist. Nur wenige Menschen nutzen diese Weisheit systematisch aus. Denken Sie an das letzte Projekt, das Sie beendet haben, das Produkt, das Sie geliefert haben, oder das Ziel, das Sie erreicht haben. Haben Sie sich die Zeit genommen, eine gründliche Nachbesprechung durchzuführen? Viele Leute machen keine Nachbesprechung, weil sie bereits mit dem nächsten Projekt beschäftigt sind. Der Zweck der Nachbesprechung ist es, beim nächsten Mal bessere Wege zu finden, Fehler zu machen und die Effizienz zu klären. Zwei wichtige Ergebnisse dieses Prozesses sind:

  • Lernen und Festhalten an dem, was funktioniert
  • Best Practices teilen und lehren

Ihre Nachbesprechung sollte versuchen, diese Fragen zu beantworten:

  1. Was hat besonders gut funktioniert?
  2. Welche Aspekte haben nicht funktioniert? Welche Annahmen haben wir getroffen? Welche Bereiche benötigten mehr Unterstützung?
  3. Was waren die größten Risiken, die wir eingegangen sind? Sind wir genug Risiken eingegangen? Wie können wir uns besser auf den "Überraschungsfaktor" vorbereiten?
  4. Wenn Geld, Zeit und Ressourcen keine Rolle spielen würden, was würden wir anders machen? Welche Features, Vorteile oder "Goodies" würden wir der Veranstaltung hinzufügen? Beschreibe diese ideale Szene in lebhaftem Detail in Bezug auf wilden Erfolg und makellose Ausführung.

Related: Brauchen Sie mehr Zeit? Warte nur eine Minute, hier kommt es

Um das Beste aus dieser Art von Postmortem-Review herauszuholen, versammle ein paar Leute, die an dem Projekt gearbeitet haben, setz dich an einen Tisch und denke über die folgenden Tipps nach.

1. Nehmen Sie die Denkweise eines Lernenden an. "Besser nächstes Mal" bedeutet nicht unbedingt, dass wir dieses Mal nicht unser Bestes gegeben haben. Dies ist wichtig, insbesondere für Gründer, Unternehmer und s. Ein Grund, warum manche Leute die Nachbesprechung vermeiden, ist ihre Fokussierung auf Ergebnisse und Dynamik. Wenn etwas gut gelaufen ist, sind sie schon bei der nächsten Sache. Und wenn etwas fehlgeschlagen ist, versuchen sie normalerweise, so schnell wie möglich zu reparieren, zu schminken und weiterzugehen.

Tennisprofi Roger Federer sagte einmal: "Wenn du gewinnst und alles gut läuft, ist es die beste Zeit, dich selbst zu hinterfragen." Wenn Sie mit der nächsten Projektbesprechung beginnen, erinnern Sie sich und Ihr Team daran, dass das Feedback, das Sie zu dieser Diskussion beitragen, jetzt nützlich ist, für das abgeschlossene Projekt und für das nächste Projekt, das Sie übernehmen werden.

2. Erstellen Sie eine Checkliste nach dem Projekt. Holen Sie ein paar Personen, die an dem Projekt beteiligt waren, in einem Raum zusammen und erstellen Sie eine Multipoint-Aktionsliste - Post-Projekt. Wenn Sie jemals dieses oder eines ähnlichen Projekts durchführen, ist es an der Zeit, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen.

Related: Drei Tipps zum Speichern von Zeit auf E-Mail

Haben Sie Atul Gawandes Buch gelesen, Das Checklisten-Manifest (Metropolitan Books, 2009)? Wenn nicht, lauf, geh nicht und erhalte eine Kopie. Lesen Sie zumindest einige der Bewertungen im Internet.Ich liebe die Wikipedia-Definition des Wortes: Eine Checkliste ist eine Art von Informations-Job-Hilfe, die verwendet wird, um Fehler zu reduzieren, indem sie mögliche Grenzen des menschlichen Gedächtnisses und Aufmerksamkeit ausgleicht. Es hilft, Konsistenz und Vollständigkeit bei der Ausführung einer Aufgabe zu gewährleisten.

3. Kommunizieren Sie Ihre Debriefing-Ergebnisse effektiv. Das nächste Projekt, an dem Sie arbeiten, wird viel reibungsloser ablaufen, besonders wenn Sie mit anderen Leuten arbeiten, mit denen Sie wieder zusammenarbeiten werden. Im Laufe des Projekts, ob es nur eine Woche lang oder viel länger dauerte, hatten Sie zweifellos Gespräche (persönlich, per Telefon oder online) und mussten so effektiv wie möglich kommunizieren.

Denken Sie daran, dass es viele verschiedene Arten gibt, wie Menschen miteinander kommunizieren. Einige gemeinsame Stärken sind: Auditory, Visual und Kinästhetik.

  • Hören heißt eben, Menschen müssen es hören und müssen es sagen, um es zu bekommen. In einer Nachbesprechung müssen sie sich "gehört" fühlen, und ihre Ideen und Rückmeldungen werden akzeptiert und geschätzt.
  • Visuell bedeutet, dass Menschen ihre Ideen gerne "sehen". Wenn jemand während einer Feedbacksitzung sagt: "Nun, Jason, die Art, wie ich es gesehen habe, war ..." Ich gehe sofort zu einem Flipchart oder Whiteboard und zeichne ein Diagramm, starte eine Mind Map oder schreibe wenigstens eine Liste. Sie mögen es, ihre Ideen zu sehen.
  • Kinästhetische Menschen müssen berühren, halten und "bekommen", dass ihr Feedback eingegeben wurde, und es könnte beim nächsten Mal wieder verwendet werden. Als kinästhetischer Lerner möchte ich gerne eine Kopie der Checkliste, die wir erstellt haben, erstellen. Oft werde ich sogar eine laminierte Vorlage erstellen, die ich schreiben kann, wenn wir das nächste Mal ein ähnliches Projekt leiten.

Nutzen Sie die Nachbesprechung als Gelegenheit, zu lernen, zu wachsen und größer zu denken. Bestätigen Sie den Abschluss Ihres letzten Projekts, feiern Sie den Sieg (falls es einen gibt) und machen Sie weiter, bereit, Ihr Bestes beim nächsten Mal noch besser zu machen.

Related: Drei Tipps, um Ihren Wettbewerbsvorteil zu entfesseln