Ist Technologie Ihre Produktivität zu töten?

Ist Technologie Ihre Produktivität zu töten?
Office-Technologie kann die Produktivität steigern, indem zeitraubende Plackerei automatisiert und Aufgaben zur Gehirnentleerung wie das Verwalten von Budgets und das Organisieren von Datensätzen entfernt werden. Aber die gleiche Technologie kann sich auch als Zeitverschwender erweisen, besonders wenn sie falsch verwendet wird.

Office-Technologie kann die Produktivität steigern, indem zeitraubende Plackerei automatisiert und Aufgaben zur Gehirnentleerung wie das Verwalten von Budgets und das Organisieren von Datensätzen entfernt werden. Aber die gleiche Technologie kann sich auch als Zeitverschwender erweisen, besonders wenn sie falsch verwendet wird.

Geschäftseigentümer verlassen sich oft zu sehr auf ein bestimmtes Tool oder eine bestimmte App, weil es so neu ist oder weil es seit Jahren verwendet wird, ohne darüber nachzudenken, ob es ihre Unternehmen und Mitarbeiter produktiver macht.

Nehmen Sie zum Beispiel Bryan Council, Mitbegründer und Präsident des in Birmingham, Alabama ansässigen Broadcast-News-Monitoring-Unternehmens Metro Monitor. Vor zwei Jahren hat er die Technologieprozesse des 18-jährigen Unternehmens neu bewertet. Eine der größten Änderungen, die er vorgenommen hat, war der Wechsel von Microsoft Office-Software wie Word und Excel zu den Online-Google Docs-Anwendungen. Service-Upgrades werden automatisch durchgeführt, und die webbasierten Funktionen zur automatischen Versionsverfolgung machen es überflüssig, dass Mitarbeiter Dokumente weitergeben oder umbenennen, nachdem sie Änderungen vorgenommen haben.

"Konservativ würde ich schätzen, dass wir nach dem Wechsel zu Google Docs ungefähr drei Stunden pro Woche an Zeiteinsparungen sehen", sagt der Rat.

Wir haben Eigentümer von Kleinunternehmen nach den Anwendungen gefragt, die sie als die größten Zeitverschwender gefunden haben. Hier haben sie die Top-Sieben identifiziert und bieten Lösungen zur Effizienzsteigerung.

1. Kontaktmanagement-Apps

Unternehmen haben oft keine Kontaktinformationen für Kunden in einer zentralen Anwendung gespeichert. Stattdessen führen Mitarbeiter separate Kontaktlisten, die auf zahlreiche Apps wie das Apple Adressbuch und beliebte E-Mail-Dienste wie Microsoft Outlook und Googles Gmail verteilt sind. Es kostet viel Zeit, sich darüber zu erkundigen, wer die relevanten Kontaktinformationen hat oder, schlimmer noch, nicht in der Lage ist, sie überhaupt zu finden.

Lösung: Aus dem gleichen Grund, warum er Google Docs mag, schlägt der Rat vor, Kontakte online in Salesforce zu verschieben, einer Datenbank, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann Wechselwirkungen. Die Preise liegen je nach den Funktionen zwischen 5 und 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

2. Social Media Apps.

Auch wenn sie für die Geschäftsförderung genutzt werden, können Menschen Zeit mit Social-Media-Apps wie Twitter, Facebook und LinkedIn verschwenden, wenn sie auf jede Nachricht springen oder ständig nach Erwähnungen ihres Unternehmens oder anderer Themen trollen.

Lösung: Verwenden Sie zunächst keinen Webbrowser zum Überwachen von Social Media-Apps. Aktive soziale Netzwerker sollten eine kostenlose Dashboard-App wie TweetDeck oder Hootsuite nutzen, sagt Glenn Phillips, Präsident der in San Francisco ansässigen Computerberatungsfirma Forté. Dashboards aggregieren mehrere Dienste für einen schnellen Überblick und ermöglichen es Benutzern, mehrere soziale Posts gleichzeitig zu planen.

Zugehörig: 10 Zeitmanagement-Tipps, die funktionieren

Berücksichtigen Sie auch das Überprüfen von Nachrichten in regelmäßigen, vorgegebenen Intervallen. Für Twitter schlägt der Rat vor, gespeicherte Suchen zu erstellen, die Erwähnungen für das spätere Lesen sammeln. Er empfiehlt außerdem, ein separates E-Mail-Konto einzurichten, das speziell für soziale Medien gedacht ist, damit Sie Ihre Updates nicht von wichtigen geschäftlichen E-Mails ablenken.

3. E-Mail

Wenn nicht richtig priorisiert, kann das Überprüfen und Beantworten von E-Mails ein Zeitmörder sein, warnt Jared Goralnick, Gründer des auf Walnut, Kalifornien, basierenden AWAYfind, eines Herstellers von E-Mail-Warnsoftware. Menschen antworten oft auf E-Mails in der Reihenfolge, in der Nachrichten ankommen, und nicht in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sagt er.

Lösung: Goralnick empfiehlt, nicht dringende E-Mails zu verschieben, die mehr als ein paar Minuten benötigen, um sie in eine Aufgabenliste aufzunehmen, die sie priorisiert. Wenn Sie immer noch Microsoft Outlook 2003 verwenden, führen Sie ein Upgrade auf die Versionen 2007 oder 2010 durch, die bessere und schnellere Suchvorgänge ermöglichen, sodass keine sorgfältige Archivierung erforderlich ist.

4. Microsoft PowerPoint

Zwei Extreme können sowohl Ihre Produktivität als auch die Ihres Publikums beeinträchtigen: Wenn Sie nicht genug Informationen auf einer Folie haben, kann Ihre Präsentation schwer nachvollziehbar sein, während zu viele Informationen zu viel Arbeit für Sie bedeuten und für Ihre Arbeit stumpfsinnig sind Andere.

Lösung: Halten Sie Informationen auf Folien minimal, aber mit Aufzählungszeichen, um wichtige Punkte hervorzuheben, empfiehlt Tim Crawford, Chief Information Officer von Foster City, Kalifornien-basierte kleine Business-IT-Beratungsunternehmen All Covered. Das wirkliche "Fleisch" der Präsentation, sagt er, sollte mündlich übermittelt werden. Wenn extra detaillierte Informationen notwendig sind, wird eine Option als Hand-out bereitgestellt.

Verwandte: Wichtige Apps für Startups

5. Instant Messengers

Mitarbeiter können einen längeren Austausch über Instant Messenger wie AOL Instant Messenger und Google Chat durchführen. Wie bei SMS ist das Problem, dass es in der Regel schneller ist, eine vollständige Konversation als eine Reihe von Konversationsschnipsel zu haben.

Lösung: Sparen Sie Instant Messaging für die Kommunikation mit Mitarbeitern in Außenstellen oder in Hörweite. Wenn Sie eine Nachricht senden, halten Sie es einfach. Wenn die Unterhaltung mehr als ein paar Nachrichten hin und her benötigt, versuchen Sie es mit dem Telefon.

6. Microsoft Access-Datenbank

Geschäftsbenutzer wie Anwälte verwenden häufig Access, um die für einen komplexen Fall erforderlichen Tausende von Datensätzen zu speichern. Aber bei 200 Dollar hat diese Software Grenzen und kann langsam sein, wenn es um die Suche in der Datenbank geht, sagt Bill McComas, ein Partner der Anwaltskanzlei Shapiro Sher Guinot & Sandler in Baltimore.

Lösung: Verwenden Sie bei großen Projekten, die Tausende von Dokumenten enthalten, eine Datenbank mit strukturierten Abfragesprachen (SQL), z. B. die cloudbasierten Angebote von Oracle, die speziell für die Verwaltung großer Datenmengen entwickelt wurden. Das Einstiegs-Oracle Database XE ist kostenlos. Die fortgeschrittenere Standard Edition One kostet $ 180 pro Person und Jahr. Beide benötigen einen erfahrenen Datenbankprogrammierer, um sie einzurichten.

Related: Ein neues Tool ermöglicht mobilen Benutzern das Erstellen und Senden von PDFs

Bei kleinen Projekten sollten Sie Evernote verwenden. Sie können direkt in dieser kostenlosen App Notizen erstellen und Dokumente, PDFs, Tabellen und sogar Audio- und Videodateien per Drag & Drop verschieben. Und ein Browser-Plugin erfasst Webseiten. Eine monatliche Gebühr von 5 US-Dollar fügt der Cloud Backups hinzu und bietet zusätzliche Suchfunktionen und Versionsverfolgung von Dokumenten.

7. Google Analytics

Obwohl Google Analytics ein nützliches, kostenloses Tool zur Überwachung von Zugriffen und Trends auf einer Website sein kann, kann es auch für Personen, die "fixiert" werden, süchtig machen, indem es fortwährend überprüft, wie sich eine Geschäftsseite entwickelt.

Lösung: Die Web-Messwerte von Google könnten für einige Unternehmen wichtiger sein als für andere. Wenn Ihr Unternehmen nicht webbasiert ist und Ihr Traffic eine direkte Funktion Ihres Umsatzes ist, ist es für die meisten Unternehmen wahrscheinlich "ausreichend", diese App alle paar Wochen einmal zu überprüfen, sagt Phillips.