5 Routinemäßige HR-Aufgaben schnell und schmerzlos machen

5 Routinemäßige HR-Aufgaben schnell und schmerzlos machen
Matt Straz wird am 7. Oktober 2015 auf der 360 ™ Konferenz in New York City sein. Er wird einem Expertengremium beitreten, um effektive Einstellungsstrategien für das Wachstum Ihres Unternehmens zu diskutieren. Jetzt anmelden. Geschäftsinhaber haben nicht viel Zeit. Zwischen dem Umgang mit Kunden und der Führung des Teams können HR-Bedürfnisse einfach vernachlässigt werden.

Matt Straz wird am 7. Oktober 2015 auf der 360 ™ Konferenz in New York City sein. Er wird einem Expertengremium beitreten, um effektive Einstellungsstrategien für das Wachstum Ihres Unternehmens zu diskutieren. Jetzt anmelden.

Geschäftsinhaber haben nicht viel Zeit. Zwischen dem Umgang mit Kunden und der Führung des Teams können HR-Bedürfnisse einfach vernachlässigt werden.

Viele Unternehmen machen nur das Nötigste in Sachen HR - ein bisschen Onboarding, ein bisschen Mitarbeiterbeziehungen und die notwendige Dokumentation von Mitarbeiter- und Arbeitsinformationen. All diese administrativen Aufgaben nehmen wertvolle Zeit von einem oft überlasteten Personalleiter oder Büroleiter in Anspruch. Stattdessen könnten sie sich auf die menschliche Seite von HR konzentrieren, wie Strategie mit höheren Höhen oder das Finden der nächsten großen Einstellung.

Es gibt einen besseren Weg. Hier einige HR-Prozesse, die Organisationen unnötig Zeit und Geld kosten und was sie stattdessen tun sollten:

1. Neueinstieg Onboarding.

Wenn es um neue Mitarbeiter geht, ist der erste Eindruck wichtig. Neueinstellungen treffen die Entscheidung, ob sie in ihrem ersten Beschäftigungsjahr bei einer Organisation bleiben wollen, sagten 90 Prozent der Geschäftsinhaber in Aberdeens New Hire Onboarding 2013: Ein Blick auf New Hires Report.

Machen Sie Onboarding so reibungslos und schmerzlos wie möglich, indem neue Mitarbeiter Onboarding im Voraus online erledigen. Die erste Hälfte des ersten Tages sollte nicht mit dem Ausfüllen von Formularen verbracht werden. Stattdessen sollten sie etwas über das Unternehmen lernen und an ihrer neuen Rolle teilhaben.

Die Automatisierung von Papierkram ist der Schlüssel zum Sparen von Zeit und Geld, aber hier ist noch etwas anderes zu beachten: Wir sind Menschen, die sich am besten mit anderen Menschen verbinden - nicht mit Technologie . Sobald alle gepunkteten Linien signiert sind (vorzugsweise elektronisch für eine einfache Datenübertragung), sollten die Leiter überlegen, wer der neuen Miete assimilieren wird in ihre Rolle.

Weisen Sie jeder neuen Einstellung einen Mentor zu. Diese Person sollte mehr sein als nur ihr Trainer für die Woche, sondern eher jemand, der in den ersten Monaten für Fragen oder Ratschläge zur Verfügung steht.

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2. Vorteile Einschreibung und Ausbildung.

Ohne eine gute Vorbereitung kann die Einschreibung von Leistungen ein Albtraum sein. Neueinstellungen und bestehende Mitarbeiter bombardieren HR mit Fragen zur Einschulung, von denen einige HR vielleicht nicht wissen.

Nehmen Sie einen Teil der HR-Belastung durch moderne Einschreibungstechnologie. Gehen Sie völlig papierlos und wählen Sie ein System, das Mitarbeiter durch elektronische Anmeldung mit Vorteilsexperten zur Verfügung steht, um Fragen wie "Welche Plan ist richtig für mich?" Um noch mehr Zeit zu sparen, integrieren Sie Ihr Sozialleistungssystem in die Personalabrechnung.

3. Arbeitszeittabellen und Gehaltsabrechnungen.

Gretchen Gavetts Artikel, der im Januar im Harvard Business Review veröffentlicht wurde, zeigt, wie schlecht die Mitarbeiter die Stunden, an denen sie arbeiten, zurückrufen und aufzeichnen.

Tatsächlich geben die Mitarbeiter an Ihre Arbeitszeittabellen sind weniger als einmal genau 35 Prozent korrekt, heißt es in der Studie von AffinityLive, die im vergangenen Sommer 500 Experten befragt hat. Die Genauigkeit verbessert sich mit der Häufigkeit. Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit einmal am Tag aufzeichnen, sind mehr als doppelt so genau.

Für eine genauere Zeiterfassung können Mitarbeiter ihre Zeit jeden Tag elektronisch erfassen und sie zu einem einfachen, automatisierten Prozess machen. Verwenden Sie außerdem ein Zeiterfassungssystem, das direkt in die Gehaltsabrechnung integriert wird. Und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Schecks - bieten Sie eine direkte Einzahlung an, falls diese noch nicht verfügbar ist.

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4. Abwesenheitsanfragen.

In vielen Organisationen sieht der Prozess der Abwesenheitsanfrage folgendermaßen aus: Ein Mitarbeiter füllt eine Anfrage auf Papier aus und legt sie in den Posteingang eines Managers ein. Nehmen wir an, der Manager stimmt dem zu. Sie stellen es auf HR um. Die Personalabteilung dokumentiert dies und passt das Entgelt gegebenenfalls an. Es ist ein Schlummer und ein langwieriger Prozess für HR und Mitarbeiter.

Gestatten Sie Mitarbeitern stattdessen, ihre Anfragen elektronisch einzureichen, um eine schnellere Genehmigung und eine automatisierte Dokumentation in der Personalabrechnung zu erhalten. Verwenden Sie ein Programm, das es Mitarbeitern ermöglicht, Freigaberichtlinien für Unternehmen, Feiertage und den verfügbaren PTO zu sehen, damit diese besser informiert werden können, um ihre Freizeit effektiver zu gestalten.

5. Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen

HR gibt jeden Tag Stunden für die Eingabe und Verwaltung von Mitarbeiterdaten in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen aus. Aber es gibt noch eine andere Seite des Personalwesens, die aufgrund von Zeitmangel beiseite geschoben wird - die sanfte Seite des Personalmanagements wie Geburtstage, Jubiläen und Leistungsmeilensteine. Es ist eine Menge zu verfolgen.

Wer kann die Mitarbeiterinformationen besser im Auge behalten als die Mitarbeiter selbst? Erstellen Sie ein System, mit dem Mitarbeiter ihre eigenen Profile aktualisieren und verwalten können - genau wie mit Social Media. Dies hilft HR, über alle wichtigen Mitarbeiterdaten auf dem Laufenden zu bleiben, ohne eine E-Mail schreiben oder persönlich fragen zu müssen.

Mitarbeiter fühlen sich gestärkt, und HR wird mehr Zeit haben, um das zu tun, was wirklich zählt - verbinden und feiern Mitarbeiter.

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