Wie ein Geschäftsinhaber E-Mail für ein Jahr erstellt hat

Wie ein Geschäftsinhaber E-Mail für ein Jahr erstellt hat
Obwohl es sich um ein Werkzeug handelt, das die Arbeit erleichtern soll, scheinen immer mehr Beweise zu belegen, dass E-Mail unserer Produktivität im Weg steht. Die ständige Überprüfung von E-Mails beeinträchtigt unseren Arbeitsablauf. Studien haben sogar gezeigt, dass E-Mail schlecht für unsere Gesundheit ist, was zu erhöhtem Stress und Angstzuständen führt.

Obwohl es sich um ein Werkzeug handelt, das die Arbeit erleichtern soll, scheinen immer mehr Beweise zu belegen, dass E-Mail unserer Produktivität im Weg steht. Die ständige Überprüfung von E-Mails beeinträchtigt unseren Arbeitsablauf. Studien haben sogar gezeigt, dass E-Mail schlecht für unsere Gesundheit ist, was zu erhöhtem Stress und Angstzuständen führt. Eine Studie der Loughborough University in Großbritannien aus dem Jahr 2013 ergab, dass 83 Prozent der Regierungsangestellten einen höheren Blutdruck, eine höhere Herzfrequenz und mehr Stress hatten, als sie per E-Mail aktiv waren.

Während Produktivitätsexperten Ratschläge geben, um unsere Posteingänge zu organisieren und bis zum Ende des Arbeitstages den Posteingang zu erreichen, wollte Claire Burge, Inhaberin von Get Organized, E-Mail-Ängste vollständig beseitigen für ein ganzes Jahr. & ldquo; E-Mail ist ein Zeitverschwendung, & rdquo; sagt Burge. Indem sie ihre Zeit freigab, die sie mit dem Überprüfen von E-Mails verbrachte, war Burge der Meinung, dass sie produktiver sein könnte, wenn sie an den Dingen arbeitete, die ihr Geschäft voranbringen würden.

Das Problem mit der E-Mail, sagt Burge, besteht darin, dass wir die Arbeit so definiert haben, dass sie unsere Posteingänge ausräumt.

& ldquo; Aber das ist keine echte Arbeit, & rdquo; Sie sagt. & ldquo; Wichtig ist, dass ich mich hinsetze und sage, dass dies die Hauptaufgaben sind, auf die ich mich konzentrieren muss, um die Ziele meines Unternehmens zu erreichen und mich auf diese Aufgaben zu konzentrieren. & rdquo;

Burge kam zu diesem Schluss vor drei Jahren, nachdem sie und ihr Mann von einer Reise zu einer Flut von E-Mails zurückgekehrt waren. & ldquo; Wir waren in der Sahara und wir hatten buchstäblich keinen Kontakt mit irgendjemandem, & rdquo; Sie sagt. Den E-Mail-Rückstand zu bewältigen, überlagerte die Entspannung, die sie in den Ferien erreicht hatte, und brachte sie in Panik. Hunderte von E-Mails pro Woche zu versenden, funktionierte eindeutig nicht für Burge, also entschied sie sich für ein Experiment, E-Mail-frei zu werden.

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Bevor sie E-Mail-frei ging, untersuchte Burge ihren Posteingang und stellte fest, dass es drei Arten von E-Mails gab:

1. Aufgabenbezogen: 80 Prozent der E-Mails in Burges Posteingang waren aufgabenbezogen. & ldquo; Es ist jemand, der sagt "Kannst du bitte gehen und x machen", "rdquo; Sie sagt.

2. Wegwerf-Kommunikation: Diese FYI-E-Mails sind eine Kombination aus Spam, & ldquo; Danke, hab es geschafft & rdquo; Nachrichten und was Burge nennt Push-Benachrichtigung - die Art der E-Mails, wo keine Aktion erforderlich ist. Viele dieser Nachrichten können als E-Mail-Clutter klassifiziert werden.

3. Kritische Kommunikation: Dies ist der Typ der E-Mail, die kollaborativ ist. Brainstorming von E-Mails, bei denen ein Team zum Beispiel Vorschläge für die neue Werbung des Unternehmens machen soll.

Nach der Analyse der Arten von E-Mails, die sie erhalten hatte, dachte Burge, dass es einen besseren Weg geben müsse, mit diesen Nachrichten umzugehen. Aufgabenbezogene E-Mails könnten, so stellte sie fest, durch ein Task-Management-Programm besser gehandhabt werden. Wegwerfbörsen könnten besser über Social-Media-Plattformen wie Twitter abgewickelt werden. Und kritische Kommunikation könnte durch ein Projektmanagement-Tool verwaltet werden, wodurch die Notwendigkeit der Verwendung von E-Mail entfällt.

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Sobald sie einen besseren Weg gefunden hatte, musste sie die Leute über ihre Entscheidung informieren, kostenlos zu mailen. Sie schrieb eine Notiz auf ihre Social-Media-Seiten und richtete eine automatische Antwort auf ihre E-Mail ein, in der sie sagte, sie sei auf einer Mission, E-Mails zu reduzieren und Leute über Social Media mit ihr in Verbindung zu setzen oder sie direkt anzurufen. Sie hat Kunden aus ihrem Posteingang in ein Projektmanagementsystem versetzt.

Der Effekt, sagt sie, ist enorm. Indem sie Leute bittet, sie anzurufen, anstatt ihr eine E-Mail zu schicken, sagt Burge, dass ihre Gespräche viel konzentrierter sind. & ldquo; Du zwingst die Leute dazu nachzudenken, wie und warum sie dich kontaktieren. Es ist sehr einfach, eine E-Mail an jemanden zu senden, während es tatsächlich etwas mehr Arbeit braucht, um jemanden über einen Social-Media-Kanal zu kontaktieren oder das Telefon abzuholen, & rdquo; Sie sagt. Außerdem fügt sie & ldquo; So viel mehr kann erreicht werden, indem man mit jemandem am Telefon spricht. Sie können viel mehr Probleme viel schneller abdecken. & rdquo;

Die aufgabenbasierte Umgebung hat die Arbeitsbelastung aller Beteiligten transparent gemacht und die Verwaltung eines Teams vereinfacht.& ldquo; Mit E-Mail werden Posteingänge geschlossen, & rdquo; Sie sagt. & ldquo; Ich kann nicht in deinen Posteingang sehen, du kannst nicht in meinen sehen. Ich weiß nicht, wie viel du damit zu tun hast und du weißt nicht, womit ich es zu tun habe. & rdquo;

Vielleicht am wichtigsten, wenn ein Arbeitstag nicht mehr per E-Mail diktiert wird, bedeutet das, dass Burge mehr erledigen kann. Sie behauptet, dass sie seit dem Start ihres E-Mail-freien Experiments ungefähr drei Stunden pro Tag zurückgewonnen hat. Sie sucht nicht mehr in ihrem Posteingang nach Anhängen in E-Mails, da alle Dokumente, die sie finden muss, im Projektverwaltungssystem enthalten sind.

Während Burge ihren Posteingang wiedereröffnet hat (so habe ich sie für diesen Artikel kontaktiert), weil ihre wichtigste Arbeit nun in einem Projektmanagement-System liegt, kann sie wählen, wann sie ihre E-Mails und sozialen Medien einschalten soll (mittags) und sie stellt sicher, dass sie all ihre wichtige Arbeit für den Tag erledigt hat, bevor sie es anstellt.

Können Sie kostenlos Email senden? E-Mail-Cold-Truthahn zu beenden ist schwierig und nicht unbedingt das Beste, was zu tun ist, räumt Burge ein. Bevor Sie Ihren Posteingang schließen, empfiehlt Burge zunächst, was & ldquo; gute Arbeit & rdquo; sieht für dich aus. Sehen Sie, woran Sie arbeiten müssen, und entscheiden Sie dann, welche Systeme zur besseren Verwaltung dieser Aufgaben verwendet werden könnten.

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