Die ehrliche Wahrheit über 5 E-Mail-Management Mythen

Die ehrliche Wahrheit über 5 E-Mail-Management Mythen
Die Verwaltung von E-Mails steht oft an der Spitze der Selbst- und professionellen Verbesserungslisten und das aus gutem Grund. Wir werden täglich mit Dutzenden, Hunderten und manchmal Tausenden von E-Mails überschwemmt. Es ist schwer zu ignorieren. Und während viele versuchen, geschäftliche Verantwortlichkeiten per E-Mail zu priorisieren, haben nur wenige von uns die Kraft, dem Gedanken zu widerstehen.

Die Verwaltung von E-Mails steht oft an der Spitze der Selbst- und professionellen Verbesserungslisten und das aus gutem Grund. Wir werden täglich mit Dutzenden, Hunderten und manchmal Tausenden von E-Mails überschwemmt. Es ist schwer zu ignorieren.

Und während viele versuchen, geschäftliche Verantwortlichkeiten per E-Mail zu priorisieren, haben nur wenige von uns die Kraft, dem Gedanken zu widerstehen. "Ich werde nur einen kurzen Blick darauf werfen, ob etwas Wichtiges dabei ist."

Ich habe mich dieser schnellen Blicke schuldig gemacht, die mich immer wieder in das alles verzehrende schwarze Loch von E-Mail-Umleitungen und Ablenkungen ziehen und meinen Tag entgleisen.

Obwohl es wichtig ist, Ihre Zeit mit E-Mails richtig zu verwalten, sollten Sie E-Mails nicht als Ablenkung betrachten. Beginnen Sie damit, die Tatsache zu akzeptieren, dass E-Mail in diesen Tagen und auf absehbare Zeit das wichtigste Mittel der Geschäftskommunikation ist. Es ist nur eine Tatsache des Lebens, und wie die technologischen Innovationen davor (mit Ausnahme von sprachaktivierten Telefonsystemen) hat es uns erlaubt, eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen und zu erledigen, die sonst viel mehr Zeit und Mühe erfordern würden.

Zugehörige: 4 Tipps zur besseren Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs

Jetzt, wo wir das Problem gelöst haben, empfehle ich Ihnen, die vielen verfügbaren E-Mail-Management-Tipps und -Ressourcen zu lesen, die Ihnen dabei helfen Verwalten Sie Ihren Tag, aber bevor Sie alle implementieren, hier sind ein paar, die ich versucht habe und nicht so hilfreich gefunden.

1. Halten Sie es kurz.

Sicher, wir alle hassen es, lange Schmähreden von Kollegen zu hören und besonders als Aufforderung. Kurze und unpersönliche Antworten ohne Rücksicht auf Grammatik oder Interpunktion können jedoch eine negative Nachricht an den Empfänger senden. Die Kürze war nie mein Problem, aber wenn Sie wie ich sind und E-Mails mit stumpfen Fingern auf kleinen mobilen Bildschirmen verfassen oder von Siri ständig missverstanden werden, kann es frustrierend sein, diese Bemühungen auf Mobilgeräten auszuüben. Aus diesem Grund schlage ich vor, eine Unterschrift auf Mobilantworten einzubeziehen, die sich für "Kürze und Tie-Pohs" entschuldigen.

Am Ende, denken Sie daran, dass E-Mails professionelle Geschäftskorrespondenzen sind, also sollten sie als solche behandelt werden. Einfach lernen, mit weniger mehr zu sagen.

2. Listen widerstehen

E-Mail ist wahrscheinlich der beste Weg, um informiert zu bleiben. Von Gruppen-E-Mails über Projekte, über Gespräche mit Kunden bis hin zu E-Newslettern habe ich diese immer verwendet, auch wenn sie kurz sind, um über aktuelle Ereignisse und Geschäfte hinweg zu bleiben. Während diese E-Mails Ihren Posteingang überfordern können, sollte der Wert der von ihnen gelieferten Informationen nicht reduziert werden.

Wie viele andere Vorschläge empfehle ich, dass Sie die Newsletter nicht überbeantragen und darum bitten, von alltäglichen Bürokorrespondenzen ausgeschlossen zu werden, z. B. wer den letzten Frischkäse im Pausenraum gegessen hat.Konzentrieren Sie sich auf das Thema und die E-Mails, die für Ihr Unternehmen und Ihre Karriere relevant sind, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um die von Ihnen gelieferten Informationen zu überprüfen.

3. Verwenden von Ordnern und Filtern

Ich habe meine E-Mails in Ordner sortiert, mindestens 50 an einem Punkt, und ich hätte unzählige Filter, die E-Mails von bestimmten Absendern oder bestimmten Themen an diese Ordner senden. Sicher, es war ein guter Weg, um organisiert zu bleiben, aber die Wahrheit ist, bewegte Hunderte von ungelesenen E-Mails aus einem Ordner einfach erstellt Dutzende von ungelesenen E-Mails in Hunderten von Ordnern. Irgendwann musst du sie noch lesen.

Verwandte: 5 Schlechte E-Mail-Gewohnheiten, die Ihre Zeit verschwenden

Stattdessen kümmere ich mich um die eingehenden E-Mails. Anstatt zu entscheiden, in welchem ​​Ordner sie abgelegt werden sollen, muss ich entscheiden, ob sie aufbewahrt werden sollen. Wenn die Antwort nein ist, lösche ich sie, ansonsten antworte ich sofort auf vorrangige E-Mails und erledige den Rest am Ende des Tages.

4. Zeit für E-Mails festlegen

Ich habe gelesen und sogar versucht, bestimmte Zeiten für den E-Mail-Verbrauch festzulegen. Leider ist dies mit einem Handy in der Hand fast unmöglich. Für den Anfang bevorzuge ich lieber per E-Mail (oder Text, Snapchat oder andere Instant-Messaging-Dienste) statt per Telefon, und die meisten Menschen, mit denen ich korrespondiere, wissen das. So wichtige Anfragen werden per E-Mail gesendet und haben oft nicht den Luxus, zu warten, bis ich mich zum Mittagessen sitze, um die E-Mails zu checken (etwas anderes, das mir gesagt wurde, dass ich es nicht vermeiden kann).

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei jeder Überprüfung nicht mehr als ein paar Minuten in Ihrem Posteingang zu verbringen. Lernen Sie, die wichtigen E-Mails zu erkennen und widerstehen Sie dem Wunsch, sofort E-Newsletter und E-Mails von Ihrer Fantasy-Football-Liga-Gruppe zu nutzen. Sie können bis später warten (es sei denn, es ist ernsthafte Trash-Talk).

5. Automatische Antwort verwenden

Ich habe in der Vergangenheit Ratschläge gegeben, um die automatische Antwort auf meine E-Mail zu setzen, die darauf hinweist, dass ich die E-Mail des Absenders erhalten habe und demnächst antworten würde. Es war eine nette Idee, aber es hatte zwei Probleme. Erstens war es eindeutig eine unpersönliche automatisierte E-Mail, die Absender jedes Mal erhalten, wenn sie eine E-Mail senden, was ich persönlich als lästig empfinde. Zweitens habe ich festgestellt, dass automatische Antworten auch an Spam-E-Mails gesendet wurden, die den Spam-Absender darüber informieren, dass sie eine gültige E-Mail-Adresse haben. Ich habe festgestellt, dass meine Spam-E-Mails bei Verwendung der automatischen Antwort dramatisch ansteigen.

Ein nützlicher Vorschlag, den ich erhalten habe, war, Daten, die Sie nicht im Büro oder zu bestimmten Bürozeiten haben, in die Signaturzeile jeder E-Mail aufzunehmen, die Sie senden. Durch die Verwendung von freigegebenen Kalendern mit wichtigen Kollegen und Kunden können Sie Ihre Verfügbarkeit sofort sehen.

Was denkst du? Haben Sie eine gemeinsame Erfahrung oder andere Tipps und Ressourcen, um E-Mails effizienter zu verwalten? Bitte teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.

Related: Gibt es eine Zukunft für E-Mail?