Haben Sie den Drang zu säubern? Beginnen Sie mit Ihren Dateien

Haben Sie den Drang zu säubern? Beginnen Sie mit Ihren Dateien
Sie lesen Middle East, eine internationale Franchise von Media. Haben zu viele Papier- und elektronische Akten? Scheint es eher zuzunehmen als zu sinken? Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten ist in allen Unternehmen unerlässlich, damit die Mitarbeiter wissen, welche Dokumente sie wie lange speichern sollen.

Sie lesen Middle East, eine internationale Franchise von Media.

Haben zu viele Papier- und elektronische Akten? Scheint es eher zuzunehmen als zu sinken? Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten ist in allen Unternehmen unerlässlich, damit die Mitarbeiter wissen, welche Dokumente sie wie lange speichern sollen. Es ist auch eine gute Anleitung, um Ihnen zu helfen, harte und weiche Kopien von Dokumenten zu archivieren und sie auch zu zerstören. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre Dateien zu säubern und jede Woche Zeit zu sparen, wenn Sie zum Ablegen kommen:

1. Erstellen Sie ein Ablagesystem für Ihre elektronischen Dokumente, das Ihrem Papier entspricht.

2. Sortieren, feilen und bereinigen Sie regelmäßig elektronische Informationen sowie Ihre Papierdateien.

3. Halten Sie einen Dateiindex (eine Masterliste von Dateinamen ). Wenn möglich, erstellen Sie eine Datenbank für die einfache Dateneingabe und Suche. Überprüfen Sie den Index, bevor Sie eine neue Datei erstellen, um Duplikate zu vermeiden, und verwenden Sie sie auch, wenn Sie entscheiden möchten, wo neue Dokumente abgelegt werden sollen.

4. Informationen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie in der Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten Ihres Unternehmens Dokumente.

5. Halten Sie die neuesten Papiere im Vordergrund der Datei . Wenn Sie sie öffnen, werden die aktuellen Informationen angezeigt.

Bildnachweis: Shutterstock.

6. Wenn Sie Dokumente oder elektronische Dokumente erhalten, denken Sie an F.A.T.- File, Act and Toss . Tun Sie dies, sobald Sie das Dokument erhalten haben.

7. Verteilen Sie 30 Minuten pro Woche (die Mitte der Woche ist am besten) an feilen Sie Ihre Dokumente .

8. Wenn Sie eine elektronische Kopie des Dokuments haben und , wenn Sie die Hardcopy nicht benötigen, shreddern Sie sie sofort .

9. Löschen Sie keine Rechts-, Prüfungs- und Finanzdokumente, ohne zuerst mit der zuständigen Abteilung zu sprechen.