Ein genauerer Blick auf die Browser-basierte Microsoft 365

Ein genauerer Blick auf die Browser-basierte Microsoft 365
Cloud-basierte Anwendungsdienste wie Google Docs können trotz ihres ganzen Potenzials bei Softwarefunktionen immer noch spartanisch sein. Ja, ihre Kosten sind in den meisten Fällen niedrig oder kostenlos, und ihre einfach zu nutzenden Tools für die Zusammenarbeit bieten kleinen Unternehmen einen guten ersten Schritt beim Aufbau mobiler oder entfernter Mitarbeiter.

Cloud-basierte Anwendungsdienste wie Google Docs können trotz ihres ganzen Potenzials bei Softwarefunktionen immer noch spartanisch sein. Ja, ihre Kosten sind in den meisten Fällen niedrig oder kostenlos, und ihre einfach zu nutzenden Tools für die Zusammenarbeit bieten kleinen Unternehmen einen guten ersten Schritt beim Aufbau mobiler oder entfernter Mitarbeiter. Aber die Features browserbasierter Services sind immer noch blass im Vergleich zu vollständigen Software-Suites wie Microsoft Office, das eine Fülle von Tools und praktisch endlose Anpassung von Dokumenten bietet.

Cloud-Dienste fügen jedoch jeden Tag neue Benutzer hinzu, und ihre Produkte verbessern sich ständig, was sie zu einer langfristigen Bedrohung für das profitable Geschäft von Microsoft macht. Um sich von seinen Rivalen zu verabschieden, ist Microsoft in den Markt für Cloud-Dienste für kleine Unternehmen eingetreten. Anfang dieses Jahres startete das Unternehmen eine webbasierte Version von Office mit dem Namen Office 365, die im April aus dem Betatest herauskam und für 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat angeboten wurde.

Als wir anfingen, Office 365 auf Herz und Nieren zu prüfen, stellten wir fest, dass die neuen Versionen seiner allgegenwärtigen Anwendungen, nämlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook, einigermaßen leistungsfähig waren. Microsoft hat jedoch auch neue Programme hinzugefügt, die speziell für die Cloud entwickelt wurden, einschließlich Team Sites für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Lync für die Online-Zusammenarbeit. Das Unternehmen hat außerdem eine neue In-Document-Sharing-Technologie eingeführt, die in die Cloud-Versionen seiner Office-Anwendungen integriert ist.

In den letzten Wochen haben mein Assistent Alex und ich diese neuen Tools getestet. Während sie die Möglichkeit bieten, kleine Unternehmen über das Internet mit einer integrierten, voll ausgestatteten Office-Suite zu versorgen, sind einige dieser neuen Funktionen noch nicht zur Primetime bereit. Was folgt, ist ein Blick auf einige, die wir getestet haben und was wir gefunden haben.

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Team-Sites

Was es ist : Die mit Office 365 gelieferte Anwendung Team Sites bietet eine sichere, einfache Lösung -edit interne Website, die Teammitglieder verwenden können, um Nachrichten zu veröffentlichen, Dokumente zu teilen und Informationen wie Anleitungen und Kontaktnummern zu sammeln. Stellen Sie sich ein virtuelles Intranet vor, das einfach zu erstellen und von überall her zugänglich ist.

Was Ihnen daran gefallen könnte: Die Hauptseite der Team-Seiten enthält ein schwarzes Brett für Teammitglieder, um Ankündigungen zu veröffentlichen und auf freigegebene Dokumente und Texte zuzugreifen. Das Hinzufügen zusätzlicher Seiten zur Teamseite ist einfach. Sie können mit einem einfachen Seitenerstellungswerkzeug erstellt werden, das mehr oder weniger ein Word-Dokument ist. Team Sites hat auch eine Suchfunktion, die nützlich sein kann, wenn die Online-Präsenz Ihres Unternehmens wächst.

Was Ihnen vielleicht nicht gefällt: Die Seiten auf Team-Sites sind eine gute Idee in der Theorie, aber jemand in Ihrem Unternehmen muss sie von Grund auf neu erstellen.Das ist nicht schwer - es ist im Grunde ein leeres Word-Dokument - aber es braucht Zeit und gemeinsame Übereinstimmung darüber, wie es aussehen soll. Wenn Sie beginnen, ein Dokument in Team Sites ohne Eingabe hochzukrempeln, kann es zu Verwirrung kommen. Als Kommunikationstool ist das Bulletin Board sehr einfach und es fehlt die Möglichkeit, Antworten hinzuzufügen oder Threads für verschiedene Themen zu erstellen. Facebook ist es nicht.

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Microsoft sagt, dass die in Team Site integrierten Funktionen speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind und keine neuen Features hinzugefügt werden sollen.

Microsoft Lync

Was ist : Lync ist eine Online-Besprechungsanwendung, die direkt auf den Desktop eines Benutzers geladen wird, wie es bei Microsoft-Produkten üblich ist. Wenn dies funktioniert, können die Teammitglieder von Lync mithilfe von Instant Messaging, Video, Online-Sprachanrufen und Bildschirmfreigabe in Echtzeit zusammenarbeiten. Es spielt auch eine Rolle bei der Dokumentfreigabe und anderen Funktionen für die Zusammenarbeit in Office 365.

Was Ihnen gefallen könnte : Für PC-basierte Shops bietet das Tool eine effektive Möglichkeit für Gruppen, an Arbeitsaufgaben in einem sicheren, zentral administrierte Umgebung. Es hat uns gefallen, wie Besprechungen sofort aus einer E-Mail-Konversation erstellt werden können oder wie Videokonferenzen und Bildschirmfreigaben schnell initiiert werden können.

Was Ihnen vielleicht nicht gefällt : Lync funktioniert nicht über Plattformen hinweg. Ab sofort gibt es keine Mac-Version - Mac-Benutzer können nur per E-Mail-Einladung teilnehmen. Dann müssen sie eine abgespeckte Webanwendung verwenden, die die meisten nützlichen Features von Lync ausschließt. Während Mac-Benutzer den Desktop und Chat des Hosts sehen können, können sie beispielsweise keinen Video-Chat führen, ihren eigenen Desktop freigeben oder in Dokumenten zusammenarbeiten, wodurch Lync mehr oder weniger zu einem Instant-Messaging-Tool für sie wird.

Microsoft plant, im Laufe dieses Jahres eine Version mit vollem Funktionsumfang von Lync zu veröffentlichen.

Freigegebene Office-Dokumente

Was es ist : Office 365 ermöglicht Benutzern die Zusammenarbeit an Dokumenten über eine Freigabe-Schaltfläche, die direkt in den Vollversionen von Word, Excel und PowerPoint auf dem PC eines Benutzers platziert wird. In der Theorie öffnet es die Tür zum heiligen Gral der Zusammenarbeit: alle Funktionen eines ausgeklügelten Dokumenten-Management-Systems in einem Dokument, das noch in Echtzeit geteilt werden kann.

Was Ihnen gefallen könnte: Mit der Sharing-Funktion können Sie auf einen erstklassigen E-Mail-Client, ein Textverarbeitungsprogramm und ein Tabellenkalkulationsprogramm zugreifen, so dass alle Teammitglieder darauf zugreifen können . In den kurzen Einblicken in die Funktionalität, die wir mit diesem Tool gesehen haben, besteht die Möglichkeit, den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu ändern.

Was Ihnen vielleicht nicht gefällt: Um es klar zu sagen: Dokumenten-Sharing ist bis heute nichts anderes als ein Konzept für kleinere Firmen. Zunächst wird eine aktualisierte Version von Microsoft Office benötigt, die Office 365 unterstützt und heruntergeladen und installiert werden muss. Es ist ein großes Upgrade und Alex und ich haben mehr als eine Stunde gebraucht. Als nächstes haben wir mindestens eine weitere Stunde mit Versuch und Irrtum verbracht, um zu lernen, wie man richtig speichert, Dokumente teilt und sinnvoll zusammenarbeitet.

Wenn Sie auch die eingeschränkte Unterstützung von Apple-Betriebssystemen berücksichtigen, die klobige Beziehung zwischen Microsoft und den SharePoint-Servern von Microsoft, dann erfordert dies eine Investition, die ich in einem durchschnittlichen kleinen Unternehmen nicht sehen kann.

Das Unternehmen sagt, dass das Teilen gut funktioniert, wenn es richtig unterstützt wird. Aber Microsoft sagt auch, dass es plant, den Prozess, wie diese Funktionen in zukünftigen Ausgaben online funktionieren, zu glätten.

"Wir haben einige Aufgaben, die wir hier erledigen müssen", sagt John Betz, Direktor für Online-Dienste bei Microsoft. "Die Idee für Office 365 besteht darin, alles aus jedem Dokument, Webbrowser und Gerät heraus erledigen zu können Ziel ist es, dies für den Endbenutzer so einfach wie möglich zu gestalten. "

Bottom line: Microsoft Office 365 bietet sinnvolle Optionen für die Zusammenarbeit in Microsoft-basierten Shops. Viele Unternehmen profitieren von den grundlegenden webbasierten Tools in Word und Excel. Und es ist ein Produkt, das es wert ist, getestet zu werden. Aber für die erweiterten Funktionen ist es möglich, dass nur die Shops, die diese spezifischen Funktionen benötigen - wie zum Beispiel beim Publishing oder der erweiterten Dokumentenverwaltung - die Werkzeuge möglicherweise als lästig empfinden.

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