Ein Einsteigerhandbuch zu Excel Verknüpfungen

Ein Einsteigerhandbuch zu Excel Verknüpfungen
Nachdem ich in einem großen Unternehmen wie der Citigroup gearbeitet und Teil eines kleinen Gründungsteams gewesen bin, gibt es das eine konsequente Überzeugung, die ich gewonnen habe. Wenn es eine Trainingsübung gibt, die jeder Mitarbeiter unabhängig von seiner Größe durchlaufen sollte, sollte er sich auf Microsoft Excel konzentrieren.

Nachdem ich in einem großen Unternehmen wie der Citigroup gearbeitet und Teil eines kleinen Gründungsteams gewesen bin, gibt es das eine konsequente Überzeugung, die ich gewonnen habe. Wenn es eine Trainingsübung gibt, die jeder Mitarbeiter unabhängig von seiner Größe durchlaufen sollte, sollte er sich auf Microsoft Excel konzentrieren.

Excel ist bei weitem die am häufigsten verwendete Anwendung in der Mehrzahl der Organisationen, und so verwundert es mich, wie unzureichend ausgebildete Mitarbeiter sind dabei. Es scheint keine formelle Ausbildung in dieser sehr wichtigen Anwendung zu geben, und es wird erwartet, dass die Angestellten nur bei der Arbeit lernen.

Bei der Citigroup haben wir Kunden in den USA bedient, was in Indien Nachtschichten bedeutete.

My Theorie war, dass wenn alle diese Angestellten, die normalerweise lange 12-Stunden-Schichten arbeiteten, eine angemessene Excel-Schulung erhielten, würden sie alle ungefähr eine Stunde früher nach Hause gehen. Ich weiß, dass es eine übermäßige Vereinfachung ist, aber es ist immer gut, ein einfaches Ziel zu haben, anstatt ein komplexes. Zusammen mit ein paar anderen Kollegen haben wir einen Trainingskurs entwickelt und mehr als 200 Mitarbeiter ausgebildet.

In diesem Beitrag werde ich einige grundlegende, wichtige Excel-Lektionen besprechen, die jedem helfen werden, seine Arbeit besser zu machen, und zwar unabhängig davon .

Excel ist ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug, mit dem wir präzise und schnell arbeiten können. Wenn es jedoch nicht richtig verwendet wird, kann es abschreckend wirken und Benutzer verlangsamen, anstatt ihnen zu helfen.

Bei der Citigroup hatten wir einen ständigen Wettbewerb unter unseren Kollegen, die am längsten mit Excel arbeiten konnten, ohne die Maus zu berühren .

Es mag auf den ersten Blick seltsam erscheinen, aber es geht nur um Navigation. Wie bereits erwähnt, kann Excel bei richtiger Verwendung Ihre Aufgaben beschleunigen. Aber jedes Mal, wenn Sie Ihre Hand von der Tastatur auf die Maus bewegen, verlangsamen Sie sich.

So haben wir eine Menge Navigations- und Funktionsabkürzungen mit Tastaturen gelernt.

Zum Beispiel, wenn Sie Daten haben Wenn Sie 100 Namen in einer Spalte eingeben und zum letzten Namen in der Spalte wechseln möchten, gehen Sie am häufigsten mit der Maus nach unten oder mit der Abwärtspfeiltaste nach unten, bis Sie den Eintrag erreichen Ende.

Hier ist die schnellere Route. Verwenden Sie Strg + Abwärtspfeil für Windows oder Befehl + Abwärtspfeil für Mac.

Einfach. Wie viele Excel-Benutzer sicher haben, können Listen 1000 oder sogar 10.000 Namen lang sein. Wenn Sie zum Ende der Zeile mit 30 Spalten wechseln möchten, verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Pfeil nach rechts für Windows oder Befehl + rechte Pfeiltaste für Mac.

Wenn Sie einen Moment darüber nachdenken, wird es sehr intuitiv. Wie Sie oben gesehen haben, gelangen Sie mit Strg / Befehl zum letzten Datenpunkt. Jetzt wissen Sie, dass Sie mit STRG / Befehl mit den richtigen Richtungspfeilen zum Ende der Zeile oder der Spalte gelangen.

Dann wird es einfacher, darauf aufzubauen.

Nehmen wir das gleiche Beispiel 100 Namen in einer Spalte, aber tun, statt nur auf den Nachnamen in der Spalte zu gehen, wollen Sie diese 100 Namen auswählen, um sie zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen.

Auch hier ist der übliche Weg, dies zu tun Maus, um die erste Zelle auszuwählen, und ziehen Sie nach unten, bis Sie das Ende erreichen. Der schnellere Weg dazu ist, indem Sie für Windows Shift + Strg + Abwärtspfeiltaste drücken oder für Mac die Umschalt + Befehlstaste + Abwärtspfeiltaste drücken.

Wir kennen bereits Strg / Befehl + Pfeiltaste bringt uns zum Ende des Datensatzes , jetzt haben wir & ldquo; Shift & rdquo; zu unserem Prozess, um uns bei der Auswahl dieses Datensatzes zu helfen.

Unabhängig von der Größe Ihres Datensatzes dauert die Auswahl dieses Datensatzes immer die gleiche Zeit wie die Verwendung Ihrer Maus, um von der ersten Zelle zur letzten Zelle zu kopieren Zelle. Die Zeit, die benötigt wird, um 100 Namen zu kopieren und 10.000 Namen zu kopieren, ist sehr unterschiedlich.

Wenn Sie eine ganze Zeile auswählen möchten, drücken Sie die Umschalttaste + Leertaste. Wenn Sie eine ganze Spalte auswählen möchten, verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Leertaste. Dies sind kleine Hacks, die Ihnen helfen, die Maus zu entfernen und Ihre Finger auf der Tastatur zu halten.

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In meiner 10-jährigen Excel-Erfahrung Ich habe gelernt, dass Navigation und Auswahl die zwei häufigsten Aktivitäten in der Software sind; Daher hilft Ihnen das einfache Lernen, wie Sie darin navigieren, einen der größten Vorteile von Excel: Geschwindigkeit.

Eine weitere sehr mächtige Funktion von Excel ist Paste Special. Wir alle kennen die berühmten Copy + Paste-Optionen, aber Excel bietet sogar noch mächtigere Funktionen zum Einfügen kopierter Daten auf verschiedene Arten.

Im Folgenden sind alle verfügbaren Einfügeoptionen aufgeführt, schauen wir uns die drei häufigsten an: Formeln, Werte und Formate.

  • Formeln: Dies ist nützlich, wenn Sie eine Zelle mit einer Formel haben, die gut formatiert ist - mit Rahmen, Farbe und einer bestimmten Schriftart - und Sie nur die Formel an einen anderen Ort kopieren möchten. Durch einfaches Kopieren und Einfügen werden alle Aspekte der ursprünglichen Zelle einschließlich Farbe, Rahmen und Schriftart kopiert. Wenn die Zielzelle ein anderes Format hat, müssen Sie sie in das ursprüngliche Format zurückverwandeln.
  • Werte : Wenn Sie eine formatierte Zelle mit Formeln haben und nur den Wert von Zelle, dann ist diese Funktion nützlich. Oder, wenn Sie eine ganze Sektion voller Formeln haben und diese in absolute Werte umwandeln möchten, kopieren Sie einfach den gesamten Abschnitt und fügen Sie ihn mit dieser Funktion oben ein: paste special + values.
  • Formate : Dies ist nützlich, wenn Sie ein Excel-Blatt haben, das perfekt formatiert ist, und Sie dieses Format an anderer Stelle, in der gleichen Datei oder in einer anderen Datei replizieren möchten. Mit paste special + formats wird nur das Format kopiert, ohne irgendeinen anderen Wert oder eine andere Formel.

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Bedingte Formatierung ist auch sehr effektiv und leistungsstark.

Menschen reagieren gut darauf Visuals. Bedingte Formatierung hilft uns, die Daten abhängig von bestimmten Bedingungen zu visualisieren.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssten 30 Variationen eines Marketing-Slogans erstellen. Die Einschränkung ist, dass es nicht mehr als 50 Zeichen lang sein darf.

Wir können eine einfache Funktion verwenden, wie "len", & rdquo; (kurz für Länge), um die Zeichenanzahl zu bestimmen.

Um das Ganze abzurunden, können wir bedingte Formatierung anwenden, um zu sagen: "Wenn die Anzahl der Zeichen größer als 50 ist, färbt die Zelle rot, oder wenn die Anzahl der Zeichen kleiner als 45 ist, färbe sie grün."

This sagt Ihnen schnell, ob die Anzahl über 50 ist, gibt Ihnen aber die Möglichkeit, den Slogan auf die Anzahl der angewendeten Zeichen zu reduzieren.

Solche Abkürzungen verbessern die Genauigkeit in Excel, und das Schöne daran ist die verbesserte Effizienz der Daten Satz erhöht. Deshalb, wenn Sie 30 Marketing-Slogans analysieren, können Sie es manuell tun, aber wenn man 3000 Sätze Wortanzahl analysieren, macht es exponentiell einfacher, die Verknüpfungen der oben aufgeführten zu verwenden.

Selbst ein einfaches Werkzeug wie Autofill, dass Sie eine Spalte mit sequenziellen Daten füllen können entfernt eine viel Handarbeit.

, es zu benutzen, geben Sie die ersten zwei Daten. Wählen sie. Dann werden Sie ein Kreuz auf der linken unteren sehen, wie in der gif unten Wählen Sie es aus und ziehen Sie es bis zum Ende. Dies scheint eine sehr einfache Lösung zu sein, aber wenn sie in anderen Situationen verwendet werden, wie in Seriennummern füllen, oder sogar gerade und ungerade Zahlen ausfüllen, es spart sicherlich viel Zeit.

Nun, lassen Sie uns über Fenster fixieren halten, die eine meiner Lieblings-Shortcuts ist.

Ich habe so viele Leute nach dem Konzept von Freeze-Scheiben gefragt. Sie verstehen das Konzept, aber sie sind nicht sicher, wie man es benutzt. Folgendes ist zu beachten: Nordwest.

Freeze-Fenster werden verwendet, wenn die Größe des zu analysierenden Blattes größer als Ihre Bildschirmgröße ist, was meistens der Fall ist. Angenommen, Sie haben in der ersten Zeile eine Datumsspalte für die Namen der fernen, linken Spalte und der Stadt.

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Vielleicht versuchen Sie, eine bestimmte Zelle zu finden entspricht einem Datum und einer Stadt, und es ist ganz unten in der rechten Ecke. Aber jedes Mal, wenn du dorthin gehst, verlierst du den Datums- und Stadtnamen. Geben Sie Freeze-Bereiche ein.

Um die oberste Zeile und die linke Spalte einzufrieren, platzieren Sie den Cursor auf B2

Excel friert alle Zeilen oberhalb des Cursors und alle Spalten links davon ein, also alles nach Norden und alles im Westen ist eingefroren, egal wo Sie scrollen.

Im unten stehenden Gif sehen Sie, wie die Daten und Städte beim Scrollen verschwinden, bevor Sie den Freeze-Bereich anwenden.

Denken Sie daran, dass Excel nicht gelernt werden kann muss erkundet werden. Nur wenn wir es konsistent verwenden, werden wir besser darin sein und unsere Angst davor überwinden.

Lernen Sie zuerst die Grundlagen und bauen Sie dann mehr Wissen auf, und Sie werden immer effizienter arbeiten. Meistens wissen wir, was wir wollen, und wir wissen, dass Excel das kann, aber leider sind viele Menschen nicht in der Lage, die Funktionen zu finden, die sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Durch das Erlernen der Grundlagen wird es Ihnen helfen, dorthin zu gelangen.

Was die Unternehmen betrifft, kann das Unterrichten von Excel einen großen (positiven) Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -moral haben, weil es ihnen zeigt, dass Sie an ihrem beruflichen Wachstum interessiert sind.