7 Tipps zum Verwalten Ihres Zeitplans Wie ein Profi

7 Tipps zum Verwalten Ihres Zeitplans Wie ein Profi
Etwas, das Lou Gerstner, früherer CEO von IBM, einmal gesagt hat, ist mir in den Sinn gekommen: "Lassen Sie niemals Ihren eigenen Zeitplan besitzen." Es ist einfach und offensichtlich, aber genial. Im Laufe der Jahre, wenn ich diesen Ratschlägen nicht folgte, war ich gestresst und unproduktiv. Allmählich lernte ich, dass die Planung und das Folgen einer Routine einen großen Unterschied darin macht, wie ich mich fühle und was ich mache.

Etwas, das Lou Gerstner, früherer CEO von IBM, einmal gesagt hat, ist mir in den Sinn gekommen: "Lassen Sie niemals Ihren eigenen Zeitplan besitzen." Es ist einfach und offensichtlich, aber genial.

Im Laufe der Jahre, wenn ich diesen Ratschlägen nicht folgte, war ich gestresst und unproduktiv. Allmählich lernte ich, dass die Planung und das Folgen einer Routine einen großen Unterschied darin macht, wie ich mich fühle und was ich mache. Hier sind einige der Dinge, die mir helfen, meinen Zeitplan zu verwalten, den Sie hilfreich finden können:

1. Erstellen Sie eine Routine

Erstellen Sie eine Routine, egal woran Sie gerade arbeiten. Blockieren Sie die Zeiten für bestimmte Aktivitäten und halten Sie sich an den Plan. Verwandeln Sie Ihren Kalender in eine Reihe von Blöcken und fügen Sie Aktivitäten in diese Blöcke ein. Was auch immer nicht geplant ist, tust du nicht. Wenn Sie Freizeit haben wollen, planen Sie es.

Ihre Routine kann sich im Laufe des Jahres ändern, aber zu einem bestimmten Zeitpunkt ist es besser, einen Plan zu haben. Wenn Sie beispielsweise an der Einführung eines Unternehmens arbeiten und Kundenerkennung, -codierung und -einstellung durchführen, müssen Sie für jede Aktivität bestimmte Zeiten priorisieren und blockieren.

Hier ist ein Beispielkalender, den ich gemacht habe, der einige der Konzepte und Ideen von diesem Beitrag illustriert.

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2 einbinden. Gruppensitzungen und Anrufe in Blöcke

Wenn Sie beispielsweise Besprechungen außerhalb von Gebäuden benötigen, blockieren Sie zweieinhalb Tage pro Woche für diese Besprechungen und gehen Sie nur zu diesen Zeiten zu den externen Besprechungen. Machen Sie das Gleiche für Meetings im Büro. Auf diese Weise schaffen Sie nicht nur ein Stück Zeit für Meetings, sondern schaffen auch andere Zeitblöcke, in denen Sie wichtige Aufgaben erledigen können. Machen Sie das Gleiche mit Anrufen und buchen Sie sie alle nacheinander.

3. Zeit für verschiedene Meeting-Typen optimieren

Persönlich bin ich jetzt ein großer Fan von 30-minütigen Meetings und 10-Minuten-Calls. Ich denke, dass 10-Minuten-Anrufe eine gute Möglichkeit sind, sich mit jemandem zu verbinden oder jemanden schnell zu beraten. Sie können einen Google Hangout oder Skype verwenden, wenn Sie die Person lieber sehen möchten, als sie nur zu hören. Der Grund für 10-Minuten-Anrufe ist, weil Leute BS überspringen und auf den Punkt kommen. Versuch es. Zehn Minuten ist eigentlich eine Menge Zeit, wenn Sie sich konzentrieren. Ich mache diese Anrufe lieber freitags, wenn ich normalerweise von zu Hause aus arbeite.

Ich bin kein großer Fan von einleitenden Kaffeetreffen, Mittag- und Abendessen. Ich bin ein großer Fan von Kaffee und Mahlzeiten mit Leuten, die ich bereits kenne. Diese Treffen sind normalerweise produktiv und machen Spaß, aber wenn Sie jemanden zum ersten Mal treffen, ist es produktiver, einen Anruf oder ein aktuelles 30-minütiges Meeting im Büro zu machen.

Hier sind die Arten von Meetings, die Sie buchen möchten:

  • 30-minütiges Meeting im Büro, um jemanden kennenzulernen oder ein
  • 45-minütiges Meeting außerhalb des Büros zu besuchen. Lassen Sie 15 Minuten für die Reise.
  • 10-minütiger Anruf, um jemandem zu helfen, der einen Rat benötigt
  • 15 Minuten täglicher Standup - ideal für Startups und Technikerteams
  • 30-minütige wöchentliche Mitarbeiterbesprechung

Welche Besprechungen Sie auch halten, gruppieren Sie sie in Blöcke abhängig von Ihrem speziellen Zeitplan. Wenn Sie glauben, dass eine bestimmte Art von Besprechung mehr oder weniger Zeit benötigt, passen Sie den Block entsprechend an.

4. Verwenden Sie Termin-Slots

Es gibt eine großartige Funktion in Google Kalender namens Termin-Slots. Es ermöglicht Ihnen, ein Stück Zeit zu buchen und es dann in Stücke zu teilen. Zum Beispiel kann ich drei Stunden von externen Meetings buchen und sie dann in drei Meetings aufteilen - jeweils eine Stunde. Oder ich kann eine Stunde Anrufe buchen und sie in sechs Anrufe zu je 10 Minuten teilen. Es gibt auch eine Reihe spezifischer Tools, wie zum Beispiel Doodle, die das auch tun.

Der nächste Schritt besteht darin, ein Bit zu erstellen. ly Links für verschiedene Zeitblöcke. Sie können einen Link für Ihre externen Meetings haben, einen weiteren Link für 30-minütige Inside-Meetings und noch einen für 10-minütige Anrufe. Sie teilen diese Links dann und sie können die Zeit mit Ihnen buchen. Ich habe dies mit Techstars Kandidatenfirmen gemacht und es war erstaunlich effektiv. Es hat das Hin und Her bei E-Mails minimiert und eine Menge Zeit für mich und die Unternehmen gespart.

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Dies wird nicht mit jedem funktionieren, weil manche Leute das unhöflich finden können.In jedem Fall können Sie, wenn es Ihnen nicht gefällt, den Link an jemanden zu senden, Ihre eigenen Termin-Slots verwenden, ein paar Besprechungszeiten vorschlagen und dann den spezifischen Slot selbst buchen.

Wenn Sie jemanden zum Treffen auffordern, schlagen Sie immer mehrere spezifische alternative Zeiten wie Dienstag um 4:30 vor. m. oder 5 p. m. Am Mittwoch. David Tisch hielt einen großartigen Vortrag, der die Planung von Meetings und viele weitere Grundlagen der Kommunikation beinhaltete.

5. Blockzeit für E-Mail

Dies ist der wichtigste Tipp in der gesamten Post. E-Mail wird Ihnen gehören, es sei denn, Sie besitzen es. Um Ihre E-Mail zu besitzen, müssen Sie es vermeiden, es ständig zu tun. Um dies zu tun, müssen Sie die Zeit für Ihre E-Mails planen. Es ist absolut ein Muss. In der Tat ist es so wichtig, dass ich einen ganzen Post über die Verwaltung von E-Mails geschrieben habe.

6. Planen Sie Ihre Trainings- und Familienzeit

Wenn Sie es nicht in den Kalender schreiben, wird es nicht ausgeführt. Nun, das gilt für Ihre Übung und Zeit mit Ihrer Familie. Ob Sie morgens, nachmittags oder abends gehen, machen Sie es dreimal pro Woche oder jeden Tag, legen Sie die Trainingszeit auf den Kalender. Meine Freundin und Mentorin Nicole Glaros macht sehr deutlich, dass sie morgens bis 10 a. m. , gehören zu ihr. Je nach Wetterlage geht sie auf den Bürgersteig oder ins Fitnessstudio und weicht selten von ihrer Routine ab.

Das Gleiche gilt für die Zeitplanung mit Ihrer Familie und anderen wichtigen Personen. Wenn Sie ein Workaholic wie ich sind, werden Sie am Ende Zeit von Ihrer Familie stehlen, es sei denn Sie buchen es im Voraus und trainieren Sie, um sofort zu trennen. Viele Menschen in der Branche haben über die Planung von Familienzeit gesprochen. Mein Favorit ist Brad Feld, der viel darüber spricht.

7. Verwalten Sie Ihre Zeit tatsächlich

Ich denke viel über meine Zeit nach. Ich denke darüber nach, wohin es geht. Ich denke darüber nach, wo ich mehr davon bekomme und wie ich es optimieren kann. Als ich GetGlue betrieb, hatte ich einen Assistenten, der meine Zeit verarbeitete. Sie war fantastisch. Aber als ich zu Techstars kam, entschied ich, dass ich meinen Kalender selbst verwalten werde. Ich muss gestehen, dass ich mich über diese Entscheidung sehr freue.

Ich denke darüber nach, was ich tue, mit wem ich mich treffe und warum viel mehr. Ich treffe mich jede Woche mit vielen Leuten. Mein Zeitplan ist während des Auswahlprozesses besonders verrückt. Aber weil ich meinen Kalender verwalte, eine Routine befolge, Meetings in Blöcken plane und Terminkalender nutze, fühle ich mich weniger überwältigt und weniger gestresst.

Die Übernahme des Besitzes meines Kalenders und die Planung meiner Tage und Wochen machten mich zu einem glücklicheren und produktiveren Menschen. Ich hoffe, dass diese Post Ihnen dabei hilft.

Ich würde gerne Ihre Produktivitätstipps hören. Wie schaffst du deine Zeit? Wie gehst du mit deinem Kalender um? Welche Werkzeuge verwendest du? Bitte teilen Sie den Kommentarbereich unten.

Dieser Artikel wurde von einem Mitglied des AlleyNYC Contributor Network geschrieben. AlleyNYC ist einer der größten Innovationszentren der Welt und trägt dazu bei, das Wachstum von Start-ups an seinem Flagship-Standort in New York City zu fördern. Media ist Partner und Investor von AlleyNYC. Wenn Sie mehr über AlleyNYC erfahren möchten und wie Sie sich für eine Mitgliedschaft bewerben können, besuchen Sie bitte hier.

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