5 Tools, die die Teamkommunikation entwirren

5 Tools, die die Teamkommunikation entwirren
Als meine beiden Mitgründer und ich anfingen, war das Synchronisieren so einfach. Ich würde nach links schauen und meinen CTO, Emilio fragen: & ldquo; Dev, bist du gut? & rdquo; Dann würde ich nach rechts schauen und meinen CCO fragen, Alfonso: & ldquo; Design, du gut? & rdquo; Ich würde antworten: & ldquo; Genial.

Als meine beiden Mitgründer und ich anfingen, war das Synchronisieren so einfach. Ich würde nach links schauen und meinen CTO, Emilio fragen: & ldquo; Dev, bist du gut? & rdquo;

Dann würde ich nach rechts schauen und meinen CCO fragen, Alfonso: & ldquo; Design, du gut? & rdquo;

Ich würde antworten: & ldquo; Genial. Das Geschäft ist auch klar. & rdquo;

Es war Oktober 2012 und wir waren ein Team von drei. Unsere Rollen und Verantwortlichkeiten waren ziemlich klar. Um zusammenzuarbeiten, haben wir eine grundlegende Software verwendet, um Aufgaben zu teilen. Wenn etwas schief ging, mussten wir nur von unseren Schreibtischen aufschauen. & ldquo; Teamzusammenarbeit & rdquo; brauchte nicht viel denken oder planen.

Schnell vorwärts zum heutigen Tag. Unser dreiköpfiges Team besteht jetzt aus 14 sehr verantwortungsbewussten Mitgliedern des Unternehmens. Um dieses Wachstum auszugleichen, haben wir verschiedene Team-Collaboration-Tools ausprobiert. Es fühlt sich an, als hätten wir sie alle ausprobiert. Basierend auf dieser Erfahrung finden Sie hier unsere fünf wichtigsten Tools für die Teamzusammenarbeit.

1. Trello

Trello ist die Hauptanwendung, die wir für die Zusammenarbeit in verschiedenen Abteilungen des Teams verwenden. Wir haben spezielle Ausschüsse für jede Abteilung und jedes Projekt. Es hilft uns, alles transparent zu halten.

In der Mitte unseres Büros haben wir eine Haupttafel, die wir auf einem Projektor angezeigt halten. Dies hält unser Team auf dem neuesten Stand und gibt jedem einen top-down-Überblick darüber, was zu einem bestimmten Zeitpunkt gerade passiert. Es ist eine wirklich gute Möglichkeit für jeden Teammitglied, sich auf eine ultra-praktische (und visuell ansprechende) Weise mit dem zu beschäftigen, was der Rest des Teams macht.

Siehe auch: Mitarbeiter ohne E-Mail (die Hälfte der Belegschaft) in der Schleife

Trello arbeitet als ein Board-System, das viele agile Elemente und Arbeitspraktiken enthält. Das Standardlayout für jede Karte enthält drei Spalten zum Einfügen von Aufgaben: To Do, Doing und Done. Teammitglieder erstellen dann Aufgaben, die Trello "Karten" nennt, die in jeder Spalte leben. Wenn du auf eine Karte klickst, wird sie umgedreht und du erhältst eine Menge toller Funktionen wie die Möglichkeit, Kommentare abzugeben, andere Teammitglieder zu erwähnen / hinzuzufügen, Anhänge einzufügen, eine Checkliste hinzuzufügen und vieles mehr.

Die Schönheit von Trello ist seine Flexibilität. Sie müssen die Karte nicht in einer bestimmten Weise verwenden. Zum Beispiel verwenden wir ein Trello-Board, um unsere Blogposts zu planen und an neuen Inhalten mitzuarbeiten. Anstelle der Aktie & ldquo; Aufgaben & rdquo; , & ldquo; Doing & rdquo; und & ldquo; Fertig & rdquo; Wir haben jede Spalte zu einem Schritt gemacht, um einen Blogeintrag von Anfang bis Ende fertig zu stellen. Sie können mehrere Boards für verschiedene Projekte erstellen, an denen Sie gerade arbeiten, Trips, die Sie als Team planen, oder sogar ein Board, um Dinge zu besprechen, die für das Büro benötigt werden.

Auf Trello sind die Möglichkeiten endlos.

2. Jira

Wir verwenden Jira, um Software zu verfolgen, zu planen und zu implementieren. Es wird hauptsächlich vom Entwicklungs- und Designteam verwendet, um Fehler zu verfolgen, bei technischen Problemen zusammenzuarbeiten und Sprints zu planen.

Jira ist legendär und hat sich zu einer zuverlässigen Anwendung entwickelt, der Entwicklerteams von Square, eBay, LinkedIn, BMW und sogar der NASA vertrauen. Schnelle Warnung - Jira ist nichts für schwache Nerven. Es ist nicht besonders & ldquo; schön, & rdquo; oder intuitiv in der Art, wie Trello ist. Sie können sehen, dass Software von Entwicklern für Entwickler erstellt wurde, was völlig in Ordnung ist. Jira soll Teams helfen, herausragende Software zu versenden. Was es im Design fehlt, gleicht es mit seinem hyper-fokussierten Zweck aus.

Sie müssen jedoch Zeit investieren, um zu lernen, wie Sie die Software am besten nutzen können. Erst in dieser Woche hat sich unser Entwicklerteam in einen Raum gesperrt, um unseren Rückstand zu beheben, neue Fehler hinzuzufügen und unseren nächsten Sprint zu planen. Jira ist keine Anwendung, an der du nur ein paar Minuten pro Tag verbringst. Dies ist Software, mit der ein Entwicklungsteam im Wesentlichen leben kann und sich darauf verlassen kann, dass die Entwickler ihr bestes Interesse am Herzen haben.

Zugehörig: 5 Möglichkeiten zur besseren Kommunikation mit Softwareentwicklern

3. Quip

Etwas hat in unseren Schreibkooperationen einfach nicht geklickt. Es gab zu viel Hin und Her zwischen verschiedenen Entwurfsversionen. Mit Quip können wir das ganze Team beim Schreiben unterstützen, während wir leicht organisiert bleiben.

Quip ist im Grunde eine super aufgeladene, benutzerfreundlichere Version von Google Dokumente. Während Google Docs Vorteile bietet, hat sich unser Team von der Einfachheit von Quip und der Betonung der Konversation angezogen gefühlt.

Quip, ein weiteres visuelles Tool, begrüßt Benutzer mit farbcodierten Ordnern, die denen in Ihrem Mac Finder ähneln. Dort können Sie verschiedene freigegebene Ordner erstellen, die jeder in Ihrem Team hinzufügen und bearbeiten kann. Es hat ein sauberes Layout, das es eher wie einen Chat-Thread als ein Dokument aussehen lässt. Vor allem bietet es die Möglichkeit, frühere Kommentare und Versionen des Dokuments anzuzeigen und anzuzeigen.

Wir bearbeiten jetzt die meisten unserer Dokument-Collaboration auf Quip. Wir wissen zu schätzen, wie einfach es ist, neue Teammitglieder dafür zu gewinnen.

4. Dropbox für Unternehmen

Dropbox for Business ist ein hervorragendes Tool, das die Dateifreigabe für das Team vereinfacht und jedem Teammitglied zu jeder Zeit Zugriff auf wichtige Dokumente ermöglicht.

Wenn ein Teammitglied an einem Meeting teilnimmt und ein Kunde Marketingmaterial möchte, kann er die Dropbox-App auf seinem Gerät öffnen und problemlos Dateien dort und dort freigeben. Es besteht keine Notwendigkeit, E-Mails zu durchsuchen, zu suchen und zu bestätigen, dass die von ihnen verwendete Datei die aktuellste Version ist. Alle Dateien werden automatisch aktualisiert, sobald das Teammitglied eine neuere Datei hochlädt.

Alles, vom Zugang zu Keynote-Präsentationen, Videos, Pressemappen, Logos, Teamfotos und Verträgen, wird bequem an einem zentralen Ort gespeichert, an dem das Teammitglied es abholen kann.

Related: Meine Must-Have-Apps: Wie ein PR-Exec verbunden bleibt

5. Slack

Ich habe das Beste zum Schluss gespeichert. Slack ist wirklich großartige Software. Es ist der Kern all unserer Teamkommunikation. Ich denke gerne an Slack als das & ldquo; Digital Grand Central Station & rdquo; für die Kommunikation und Zusammenarbeit unseres Teams.

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass Slack nur ein anderes internes Nachrichtensystem ist. Wenn Sie etwas tiefer graben, finden Sie heraus, wie gut es sich mit anderen Collaboration-Tools integriert, die Ihr Team gerade verwendet. Die Leute bei Slack erkannten, dass es nicht das Ende aller Team-Kommunikations-Apps sein musste. Es musste nur eine Erweiterung aller anderen von den Teammitgliedern verwendeten Apps sein.

Slack integriert sich nahtlos in Trello und Jira. Wir haben Kanäle erstellt, die es uns ermöglichen, Updates zu erhalten, die in diesen Tools stattfinden. In unserem #content_marketing-Kanal in Slack haben wir Trello angeschlossen, damit das Marketingteam in Echtzeit über den Fortschritt informiert wird.

Wir haben auch dedizierte Kanäle und private Gruppen, um neue Konten, Kunden, Projekte, Teamreisen, Marketing, Verkauf, Design, Entwicklung und so weiter zu diskutieren.

Slack erleichtert auch das Teilen von Dokumenten und Anhängen. Wenn Sie eine Datei freigeben möchten, ziehen Sie sie einfach in Slack und legen Sie sie dort ab. Stellen Sie den Kanal oder die Person ein, zu der sie gehen soll, und fertig. Alles bleibt organisiert und hochgradig durchsuchbar.

Es ist wichtig zu beachten, dass wenn Sie ein bestimmtes Werkzeug oder eine bestimmte Software auswählen, die eine Größe nicht passt. Es gibt keine Silver-Bullet-Task-Management-Anwendung. Wir haben das auf die harte Tour gelernt, nachdem wir versucht haben, jede einzelne Abteilung in dieselbe App zu schuhen.

Denken Sie daran, dass eine Abteilung / Person eine intuitive finden könnte, eine andere könnte komplex oder verwirrend sein. Während unser Entwicklungsteam Jira liebt, kann unser Marketing-Team es nicht aushalten. Das ist ok. Unser Marketing-Team bevorzugt Trello und daran halten sie fest, weil es ihnen hilft, ihre Arbeit so gut wie möglich zu erledigen.

Wenn es um Ihre Teamzusammenarbeit geht, können Ihre Ergebnisse variieren. Es wird einige Versuche und Fehler erfordern, um die richtige Kombination von Tools zu finden, die in Ihrer gesamten Organisation verwendet werden können. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Dinge nicht so gut fließen, wie Sie sollten, haben Sie keine Angst zu wechseln und etwas Neues auszuprobieren. Am Ende des Tages wird Ihr Team Ihnen dafür danken.

Related: 5 Möglichkeiten, besser mit Software-Entwicklern zu kommunizieren