5 Tipps zur Planung in raschem Wandel

5 Tipps zur Planung in raschem Wandel
Veränderungen in der Geschäftswelt geschehen schneller als je zuvor. Bedeutet das, dass Unternehmer ihre Planung einstellen sollten? Ich sage, Unsicherheit erhöht den Wert der Planung. Betrachten Sie diese wahre Geschichte: Während des chaotischen Falls von allem, von August bis Oktober der Großen Rezession, stürzten die Verkäufe in meiner Firma ab.

Veränderungen in der Geschäftswelt geschehen schneller als je zuvor. Bedeutet das, dass Unternehmer ihre Planung einstellen sollten? Ich sage, Unsicherheit erhöht den Wert der Planung.

Betrachten Sie diese wahre Geschichte: Während des chaotischen Falls von allem, von August bis Oktober der Großen Rezession, stürzten die Verkäufe in meiner Firma ab. Plötzlich lag der Umsatz um 30 Prozent unter dem Vorjahresmonat und damit deutlich unter dem geplanten Niveau.

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Hat die Tatsache, dass der Businessplan während der Krise weit weg war, die Vorbereitung nutzlos oder vergeudet? Absolut nicht. Einen Plan zu haben, gab den Managern das Äquivalent eines Dashboards, mit dem ich arbeiten konnte, während sich meine Firma plötzlich änderte. Der Plan verknüpfte den Umsatz mit den Ausgaben. Der Plan-vs. -aktuelle Datenanalyse war ein unglaublich wertvolles Werkzeug, als Manager entschieden, welche Kosten zu reduzieren und warum.

Ich gebe zu, dass ich die CEO des Unternehmens, Sabrina Parsons, drängte, die Anzahl der Mitarbeiter zu reduzieren. Aber sie bestand darauf, dass wir durch die Arbeit mit dem Plan die Kosten senken konnten, ohne jemanden zu entlassen. Sie endete damit, dass sie Recht hatte. Und es war der Geschäftsplan, der ihr einen Blick auf unsere missliche Lage gab, die diese Managemententscheidung möglich machte.

Mein Lieblingszitat zu dieser Art von Situation stammt vom Militärstrategen und ehemaligen Präsidenten Dwight Eisenhower. Er sagte: "Der Plan ist nutzlos. Aber Planung ist wichtig."

Wenn ich darüber nachdenke, habe ich die folgenden fünf Tipps vorbereitet, um die Rolle der Planung in Zeiten der Unsicherheit zu erklären.

1. Beginnen Sie mit den Annahmen.

Bei der Entwicklung eines Geschäftsplans sollten Ungewissheit und schnelle Veränderungen berücksichtigt werden. Unterteilen Sie die Dinge in zugrunde liegende Annahmen, die später überprüft werden können.

Erstellen Sie beispielsweise eine Umsatzprognose, die Verkäufe in Einheiten, Preis pro Einheit und andere nützliche Kategorien wie Kanäle, Produktlinien, Websites oder Territorien abbildet - was auch immer für das Geschäft geeignet ist.

Erstellen Sie eine Ausgabenprognose, in der Ausgaben in offensichtliche Kategorien und wenn möglich in Komponenten unterteilt werden, z. B. Kosten pro Person, Reise oder Abteilung. Setzen Sie mit Daten und Leistungsmaßstäben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten die Meilensteine, die so konkret wie möglich zu erreichen sind.

2. Planen Sie regelmäßige Reviews von Anfang an.

Beenden Sie einen Plan nicht, ohne einen Überprüfungszeitplan einzurichten und an bestimmten Daten Personen zu benennen, die mit diesen Aufgaben betraut sind. Richten Sie zum Beispiel am dritten Donnerstag jeden Monats eine monatliche Überprüfung ein und folgen Sie einem kurzen nützlichen Meeting für die wichtigsten Verantwortlichen. Stellen Sie sicher, dass sie es in ihren Kalendern markieren und teilnehmen.

Die Überprüfung sollte mindestens zwei Hauptteile umfassen. Suchen Sie zunächst nach geänderten Annahmen. Wenn sich die Annahmen ändern, sollte sich der Plan ändern. Zweitens, suchen Sie nach neuen Informationen, die sich aus der Ausführung des Plans ergeben.Vergleichen Sie den Plan mit den tatsächlichen Ergebnissen und erkunden Sie die Unterschiede.

Oft werden neue Informationen entdeckt - ich nenne das gerne Lernen - vorher nicht in der Hand. Pläne sollten für das Lernen angepasst werden.

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3. Bring Einstellungen auf den neuesten Stand.

Ist ein Plan gut? Nicht unbedingt. Halten Sie sich nur dann an einen Plan, wenn die zugrunde liegenden Annahmen noch gültig sind und die Ausführung mehr Zeit erfordert. Überprüfen Sie den Plan oft. Manchmal benötigt eine bestimmte Strategie mehr Zeit und eine konsistente Ausführung. Manchmal wird ein Drehpunkt benötigt.

Sprechen Sie das allgemeine Missverständnis über die Planung in einer Zeit des Wandels an. Lassen Sie sich nicht von Teammitgliedern beschweren, dass das Setzen von Annahmen im Voraus nutzlos ist, weil sie sich ändern. Zeigen Sie ihnen, wie es mit einem Plan einfacher ist, Änderungen zu verwalten.

Belohnen Sie Personen dafür, dass sie geänderte Annahmen früh genug erfassen, damit Manager den Plan als Reaktion ändern können. Betonen Sie, dass Planung zusammen ist Zusammenarbeit, nicht Wettbewerb.

4. Vermeiden Sie das Problem "Kristallkugel und Kette".

Menschen in Organisationen befürchten, dass Planung ein Prozess sein wird, bei dem Verpflichtungen eingegangen und "Fallstricke" gesammelt werden, wenn die Ziele nicht erreicht werden. Ich nenne das Phänomen "Kristallkugel und Kette". Die Leute befürchten, dass die monatliche Planung geplanter Aktivitäten und Leistungsmetriken Daten generieren wird, die sie später schlecht aussehen lassen.

Bekämpfe dieses Problem auf verschiedene Arten. Stellen Sie klar, dass das Ziel die Zusammenarbeit ist und der Plan regelmäßig überprüft und überarbeitet wird. Ermutigen Sie die Teammitglieder dazu, Details im Plan zu formulieren und diese Details im Voraus zu überprüfen und zu revidieren, wenn sich die Bedingungen ändern, anstatt zu warten. Gratulieren Sie denjenigen, die herausfinden, dass Annahmen überarbeitet werden müssen und wer frühzeitig Änderungen vorschlägt.

5. Halten Sie den Plan schlank.

Erstellen Sie keinen ausführlichen Geschäftsplan mit Beschreibungen und zusätzlichen Daten, bis er für einen bestimmten geschäftlichen Zweck benötigt wird, wie zum Beispiel für Partner, Investoren, Banker, Verkäufer oder Verbündete. Bis dahin, basteln und verwenden Sie einen schlanken Plan ohne zusätzliche Informationen für Außenstehende, nur die Besonderheiten, die Mitarbeiter für seine Ausführung verwenden.

Ein schlanker Geschäftsplan erfordert keine ausgefeilte Zusammenfassung oder viel Text, der das Unternehmen, das Produkt, den Markt und das Team beschreibt. Es ist nur für den internen Gebrauch. Halte es einfach. Beschränken Sie es auf Listen und Tabellen, die das abdecken, was passieren soll, ohne dass es extra erklärt werden muss.

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