Eine 5-Schritte-Lösung zur Verkürzung der E-Mail-Zeit

Eine 5-Schritte-Lösung zur Verkürzung der E-Mail-Zeit
Ich liebe es Dinge zu optimieren, und ich plane Nuss. Ich liebe es, meine Tage und Wochen zu planen. Die meisten meiner Inspirationen stammen von Fred Wilson und Brad Feld (ich lese seit mehr als sieben Jahren ihre Blogs) und sie sind unglaublich organisiert mit ihrem Leben. Ich bekomme 300 bis 400 E-Mails pro Tag für Techstars (die ich alle beantworte) und vielleicht 50 bis 70 persönliche E-Mails (von denen die meisten Spam sind).

Ich liebe es Dinge zu optimieren, und ich plane Nuss. Ich liebe es, meine Tage und Wochen zu planen. Die meisten meiner Inspirationen stammen von Fred Wilson und Brad Feld (ich lese seit mehr als sieben Jahren ihre Blogs) und sie sind unglaublich organisiert mit ihrem Leben.

Ich bekomme 300 bis 400 E-Mails pro Tag für Techstars (die ich alle beantworte) und vielleicht 50 bis 70 persönliche E-Mails (von denen die meisten Spam sind). Die meisten Menschen, die in der Technik arbeiten, sind wie ich. Wir alle lieben Tweets, weil sie kurz sind, aber E-Mails nicht. Was sie sind, ist Stress.

Der Stress ist jedoch nicht durch die schiere Menge an E-Mails verursacht. Das liegt an der chaotischen Art und Weise, wie wir sie normalerweise verarbeiten, und an der Tatsache, dass neue E-Mails ankommen, während wir bereits existierende E-Mails beantworten.

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Hier ist ein System, das unglaublich einfach ist, aber wahrscheinlich die Zeit drastisch reduzieren kann, die Sie für E-Mails ausgeben, zusammen mit dem Stress, den es verursacht Sie.

1. Installieren Sie die Gmail-Posteingangspause-Erweiterung.

Wenn Sie Google Mail nicht verwenden, verwenden Sie es zuerst und rufen Sie diese Erweiterung ab.

2. Adoptieren Sie dieses Kennzeichnungssystem.

  • Schnelle E-Mails: kann in weniger als 30 Sekunden bearbeitet werden
  • Garbage-E-Mails: können einfach vor Ort gelöscht werden
  • Wichtige E-Mails: nehmen sich Zeit und müssen häufig beantwortet werden
  • Andere E-Mails: weniger wichtige E-Mails die nicht oft beantwortet werden müssen

3. Blockieren Sie die folgenden Zeitpunkte in Ihrem Kalender.

  • Montag, Mittwoch, Freitag und Sonntag: Eine Stunde, um E-Mails zu scannen, schnelle Antworten zu erhalten, unbrauchbare zu löschen und den Rest zu beschriften
  • Mo, Mittwoch und Sonntag: Eine Stunde nach der obigen Stunde, um E-Mails mit der Kennzeichnung zu beantworten > Freitag: Eine Stunde nach der Stunde der schnellen E-Mails zur Beantwortung von E-Mails, die mit
  • gekennzeichnet sind. Verwandte Themen: 6 Möglichkeiten, Ihren Fokus besser zu verwalten und Ihre Produktivität zu verbessern

4. Hit

Pause. Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich. Wenn Sie sich langweilen, lesen Sie Tweets oder. com. Ich arbeite lieber,

5. Wenn die Erinnerung an s

ankommt, können Sie pausieren. Alle neuen E-Mails werden geladen, und Sie gehen für eine Stunde durch sie hindurch. Sie antworten auf schnelle, löschen müllartige und beschriften dann den Rest. Meine Scan-Stunde ist 2 bis 3 p. m. Sie können dies natürlich immer tun, aber ich mag es, den Morgen sauber zu halten und kostenlos zu mailen. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zurück zu Schritt vier. Das ist es ziemlich. Ein paar Punkte:

Es ist wichtig, die Zeiten so zu stapeln, wie ich es oben getan habe, denn wenn Sie nicht eine Tonne neuer E-Mails haben, kommen Sie schneller zu wichtigen Nachrichten und haben wahrscheinlich etwas Freizeit.

Wenn Sie feststellen, dass eine Stunde nicht ausreicht, fügen Sie jeder Stelle 30 Minuten hinzu. Es sollte wirklich ausreichen, da Sie sich ausschließlich auf die E-Mails konzentrieren.

  • Legen Sie die Regel fest, die Sie während dieser Zeit tatsächlich verwenden, und behandeln Sie diese als Besprechung, von der Sie nicht mehr herauskommen können.
  • Beachten Sie, dass Sie auch keine E-Mails auf Ihrem Mobiltelefon sehen werden.
  • Wenn Sie dringende E-Mails erwarten, können Sie die Option "Pause" wählen. Offensichtlich, wenn Sie es die ganze Zeit tun, schlägt das ganze System fehl.
  • Pausieren ist sehr wichtig, da es die Belastung vollständig reduziert.
  • Ich versuche, E-Mails mit Sternen zu vermeiden.
  • Ich würde gerne Ihre Rückmeldung erhalten. Was hat bei dir funktioniert und nicht funktioniert? Verwalten Sie Ihre E-Mails anders als ich? Bitte teilen Sie den Kommentarbereich unten.
  • Dieser Artikel wurde von einem Mitglied des AlleyNYC Contributor Network geschrieben. AlleyNYC ist einer der größten Innovationszentren der Welt und trägt dazu bei, das Wachstum von Start-ups an seinem Flagship-Standort in New York City zu fördern. Media ist Partner und Investor von AlleyNYC. Wenn Sie mehr über AlleyNYC erfahren möchten und wie Sie sich für eine Mitgliedschaft bewerben können, besuchen Sie bitte hier.

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