5 Große Praxis für die Optimierung Ihrer Kommunikation

5 Große Praxis für die Optimierung Ihrer Kommunikation
Jeder weiß, dass Zeit gleich Geld ist. Das hält Unternehmen jedoch nicht davon ab, sich in endlosen Kommunikationszyklen zu bewegen und die Mitarbeiter mit vielen Hin-und-Her-E-Mails und -Memos zu beschäftigen. Diese Nonstop-Diskussion bedeutet, dass Zeit, die besser für die Arbeit genutzt werden könnte, stattdessen der Arbeit gewidmet ist.

Jeder weiß, dass Zeit gleich Geld ist. Das hält Unternehmen jedoch nicht davon ab, sich in endlosen Kommunikationszyklen zu bewegen und die Mitarbeiter mit vielen Hin-und-Her-E-Mails und -Memos zu beschäftigen.

Diese Nonstop-Diskussion bedeutet, dass Zeit, die besser für die Arbeit genutzt werden könnte, stattdessen der Arbeit gewidmet ist. Um die Zeit Ihres Teams besser zu nutzen, müssen Sie Ihre Kommunikation optimieren und ein effizientes System für die tägliche Nutzung der Plattformen entwickeln, die Sie berühren.

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Um die notwendigen Informationen schnell zu erhalten und mehr getan werden, verwenden Sie diese fünf Strategien, um Ihre Kommunikation zu rationalisieren:

1. Entscheiden Sie frühzeitig über die Funktion jedes Kommunikationskanals.

Bei so vielen verfügbaren Kommunikationskanälen war es nie wichtiger, den Zweck jedes einzelnen zu bestimmen. Zum Beispiel verwende ich meinen Posteingang als laufende Aufgabenliste mit 20 bis 30 geöffneten Threads. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, schließe ich den Thread und archiviere ihn. Berücksichtigen Sie, wie Sie einen Kanal verwenden möchten, und weichen Sie nicht von dieser Auswahl ab.

Die gesamte geschäftliche Kommunikation sollte kurz gefasst sein und einen spezifischen Aktionspunkt enthalten - oder als Reaktion auf einen bestimmten Aktionspunkt. Sobald die Aktion abgeschlossen ist, schließen Sie den Thread und archivieren Sie ihn. Wenn Sie sich zwingen, die Kommunikation mit einer Aktion zu verknüpfen, vermeiden Sie & ldquo; Argument-E-Mails. & rdquo;

2. Richten Sie ein System für die Kommunikation ein.

Ohne ein etabliertes System für die Nutzung kann ein Kommunikationskanal mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie wahrnehmen. E-Mail ist dafür berüchtigt und unterbricht die Arbeit mit jeder Aktualisierung. Anstatt sofort zu aktualisieren, sollten Sie Ihren Posteingang in längeren Abständen einstellen, z. B. alle 10 Minuten.

Von dort aus priorisieren Sie Ihre Kommunikation. Antworten Sie zuerst auf die dringendsten Nachrichten. Planen Sie dann die Zeit im Laufe des Tages ein, um durch Ihren Posteingang zu gehen, um zu sehen, ob eine Aufgabe im unteren Bereich abwürgt. Ich empfehle das zweimal am Tag.

3. Vermeiden Sie Argumente in Ihrer schriftlichen Kommunikation.

Wenn Sie nach einer Meinung suchen, ist schriftliche Kommunikation nicht der richtige Kanal. Es ist fast unmöglich, Ton von den Worten auf einem Bildschirm zu lesen. Planen Sie lieber ein persönliches Treffen. Mitarbeiter können nicht & ldquo; lese in & rdquo; was Kollegen sagen können oder nicht, wenn sie direkt mit ihnen sprechen, und so das Hin und Her vermeiden, das mit Fehlinterpretationen einhergeht.

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4. Fordere deinen Posteingang zurück.

Ich glaube nicht, dass Roboter die Kommunikation wirklich organisieren können. Anstatt sich auf Spam-Filter zu verlassen, sollten Sie die Mailing-Listen nicht zuerst abonnieren.Das gleiche gilt für diese E-Mail & ldquo; Schlummertaste. & rdquo; Beschäftigen Sie sich mit dem, was wichtig ist, und löschen Sie, was nicht wichtig ist.

5. Reservieren Sie SMS für die dringendsten Angelegenheiten.

Sie haben nicht viel Platz, um eine SMS-Nachricht zu übermitteln - egal wie knapp Sie Ihre Kommunikation glauben. Lassen Sie SMS für nur die dringendsten geschäftlichen Angelegenheiten.

Laut einem Bericht des McKinsey Global Institute verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter schätzungsweise 28 Prozent der Woche damit, E-Mails zu bearbeiten, und weitere 20 Prozent suchen nach internen Informationen oder Kollegen, die bei Aufgaben helfen können. Das ist viel verschwendete Zeit und Produktivität.

Wenn Sie Ihre Kommunikation optimieren und das richtige Medium zur richtigen Zeit in der richtigen Länge verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen und Kunden Ihre Kommunikation lesen und darauf reagieren. Einfach ausgedrückt, erhalten Sie eine schnellere Antwort.

Außerdem verbringen Sie weniger Zeit mit der Kommunikation, was Ihnen die Arbeit erleichtert und Ihre Kommunikation selbst professioneller abläuft. Diese Professionalität kann dann auf Ihre Umgebung abfärben. Wenn Ihr Unternehmen wächst, sind Ihre Mitarbeiter eher geneigt, diesen stromlinienförmigen Kommunikationsstil zu übernehmen, und Ihr Unternehmen wird eine einheitliche Stimme annehmen, die den Lärm, der um die Aufmerksamkeit konkurriert, durchschneiden kann.

Auch wenn Sie nicht immer & ldquo; unterwegs, & rdquo; Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer gesamten Organisation klare und prägnante Informationen erhalten. Je prägnanter Sie sein können, desto weniger Zeit werden Ihre Mitarbeiter und Kunden damit verbringen, Ihre Botschaft zu verstehen, was Ihnen mehr Zeit gibt, um Ihr Endergebnis zu verbessern.

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