4 Tipps für die Durchführung eines Professional Meetings

4 Tipps für die Durchführung eines Professional Meetings
Wir sind alle frustriert über sinnlose Geschäftstreffen, als wir Book In A Box gründeten, schworen mein Mitbegründer und ich, sie nicht zu haben. Wir haben unsere Meetings so geführt, wie ich es von Start-ups gehalten habe: locker, frei, positiv, opt- darin, jemanden sprechen zu lassen. Denn das ist das Gegenteil von Corporate Meeting-Stil - starr, strukturiert, lang, Vortrag - es sollte funktionieren, oder?

Wir sind alle frustriert über sinnlose Geschäftstreffen, als wir Book In A Box gründeten, schworen mein Mitbegründer und ich, sie nicht zu haben.

Wir haben unsere Meetings so geführt, wie ich es von Start-ups gehalten habe: locker, frei, positiv, opt- darin, jemanden sprechen zu lassen. Denn das ist das Gegenteil von Corporate Meeting-Stil - starr, strukturiert, lang, Vortrag - es sollte funktionieren, oder?

Es war uns gelungen, keine Corporate Meetings - aber wir vermasselten auf ganz unterschiedliche Weise.

Zum Glück ist unser neuer CEO, JT McCormick, ein Experte für effektive Meetings und einer unserer Berater, Cameron Herold (er hat das Buch zum Thema "Meetings Suck" geschrieben).

Cameron und JT haben fast die Die gleiche Philosophie der Meetings, und als Ergebnis haben wir eine Meisterklasse bekommen, wie man effektive Geschäftstreffen führt. In den vier Monaten, die JT übernommen hat, habe ich persönlich meine Zeit für Meetings um 50 Prozent gekürzt, unsere Firmenbesprechungszeit wird wahrscheinlich mindestens so stark reduziert (und sie sind doppelt so produktiv). Genau so haben wir es gemacht:

1. Ein Tag in der Woche für alle Abteilungsbesprechungen.

Als JT ankam, hatten wir Montag ein ständiges All-Hands-Meeting, dann vier verschiedene Abteilungsbesprechungen, jeweils an einem anderen Wochentag. Wir fanden das effizient, weil es nur eine Sitzung pro Tag bedeutete. Wir haben uns geirrt.

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JT hat uns dazu gebracht, alle Versammlungen am Montag zu haben:

"Sie haben alle Ihre Stehversammlungen an einem Tag. Erste Abteilungsbesprechungen, dann endet der Tag mit Ihren ganzen Händen, so dass Sie dem Ausdruck ausdrücken können gruppiere alle Einsichten zusammen, die aufkamen. Nach all den Händen ist der Rest der Woche im Ausführungsmodus. Kein Reden mehr, nur Action, was ein Start-up sein muss. "

Das hat den zusätzlichen Nutzen von Dadurch können die Menschen den größten Teil ihrer Woche auf den Zeitplan eines Herstellers verbringen, im Gegensatz zum Zeitplan eines Managers. Paul Graham erklärt das Konzept gut, aber die Grundidee ist, dass große Blöcke ununterbrochener Zeit der Schlüssel für die Art von Arbeit sind, die s und Start-ups tun.

Wir dachten, wir würden Menschen helfen, aber eigentlich waren wir es raubte ihnen die Zeit, sich zu konzentrieren und die eigentliche Arbeit zu erledigen.

2. Jedes Meeting muss eine klare Agenda haben.

Zach und ich haben die Agenda jedes Meetings offen und auf Crowdsourcing gesetzt. Wir dachten, das wäre ein wirklich cooler Weg. Aber es hat nicht funktioniert. JT beendete das schnell:

"Ihr Meeting sollte oft verstehen, warum Sie ein Meeting hatten. Die Leute würden sagen: 'Okay. Was ist los? Hat jemand Feedback? Hat jemand etwas, worüber er diskutieren möchte? Eine Agenda?' Sie bringen nicht alle zusammen zu einem Meeting zusammen, um herauszufinden, warum ein Meeting stattfinden soll.

Stattdessen besitzt eine Person die Agenda für jedes Meeting. Jeder kann etwas hinzufügen, aber sie löschen es durch den Meeting-Besitzer. Diese Agenda ist öffentlich. Du bleibst beim Thema der eigentlichen Tagesordnung. Am Ende des Treffens gibt es ein Take Away, und es müssen Maßnahmen ergriffen werden. "

JT hat einen sehr einfachen vierteiligen Test für beide, einen zu haben und zu laufen Treffen: "Was ist die Tagesordnung für dieses Treffen? Warum werden wir darüber reden? Was sind die Imbissbuden? Was sind die nächsten Schritte, wenn überhaupt?"

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Dies ist so einfach, aber so sehr effektiv. Und der beste Teil ist, dass Sie alle Arten von Besprechungen abbrechen können, macht diejenigen, die Sie tun hyper wirksam, und macht deutlich, was Sie verfolgen müssen.

(Cameron empfiehlt die Kosten für jedes Treffen zu veröffentlichen, um die Menschen bewusst und Wir tun das nicht mehr, weil JT unseren Terminplan so knapp hält, aber Sie können diesen Besprechungskostenrechner verwenden, um es herauszufinden.)

3. Jeder muss etwas sagen.

Zach und ich fanden uns oft während Konferenzen vor und hielten Vorträge. Das hatten wir nicht vor, aber es ist immer passiert. JT diagnostizierte schnell unser Problem und kehrte es um:

"Du versuchst allen zu zeigen, wie schlau du bist, indem du ihnen alles erzählst, sogar was sie denken sollten. Deshalb fühlt es sich an, als würdest du Vorlesungen halten. Gib ihnen stattdessen die grundlegenden Informationen und frage danach, ob es irgendwelche Fragen gibt , und dann halt die Klappe, gib den Leuten Raum zum Beantworten.

Außerdem musst du klarstellen, dass alle Diskussionen zu diesem Thema im Meeting stattfinden müssen, wenn du nicht einverstanden bist oder einen Einblick hast oder willst trage dazu bei, dass dies während des Treffens geschieht, nicht danach, denn wenn du es nicht tust, wird es nicht behoben werden.

Du darfst es absolut nicht zulassen, dass die Gruppe nach der Besprechung in kleineren Gruppen spricht Das führt dazu, dass in den Meetings keine Rückmeldung erfolgt und Entscheidungen in kleinen Gruppen im Dunkeln statt in der ganzen Gruppe im Licht getroffen werden. Das muss Teil der Unternehmenskultur sein. "

JT hatte völlig Recht. Wir haben diese Prinzipien sogar in unsere Unternehmenskultur integriert und es hat wirklich funktioniert - es gibt praktisch keine "Wasserkühler" -Diskussion mehr. Jede Diskussion oder Debatte findet in der Öffentlichkeit statt, in den Sitzungen, an denen sie stattfindet und an denen sich alle beteiligen.

4. Delegieren von Besprechungsleitungen.

Ein großer Teil der Teilnahme an Besprechungen besteht darin, zu delegieren, wer das Meeting leitet. Anstatt immer die "Chefs" die Meetings leiten zu lassen, hat JT jetzt viele verschiedene Leute, die Meetings abhalten:

"Wenn ich jemand anderes ein Meeting abhalten lasse, werden sie nicht nur an diesem Meeting beteiligt, sondern es macht sie auch engagierter in Meetings laufen sie nicht, weil sie jetzt über jedes Meeting nachdenken in Bezug auf "Wie würde ich das machen?" Sie bewerten jedes Meeting jetzt als potenziellen Meetingleiter.

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Ein großer Teil der großen Treffen ist es, dass jeder sich selbst als Anführer sieht Ebene, und die einzige Möglichkeit, das zu tun, ist, sie tatsächlich leiten zu lassen. "