4 Treffen Fehler, die deine Zeit verschwenden

4 Treffen Fehler, die deine Zeit verschwenden
Nach einem großen Meeting verlassen die Teilnehmer mit neuer Energie, einer klaren To-Do-Liste und einer definierten Richtung. Aber nachdem sie zu einem mittelmäßigen Treffen gegangen sind, werden sich die Teilnehmer wahrscheinlich fragen, ob es ihre Zeit wert war. Die gute Nachricht: Viele Elemente eines erfolgreichen Meetings können vorzeitig vorbereitet werden.

Nach einem großen Meeting verlassen die Teilnehmer mit neuer Energie, einer klaren To-Do-Liste und einer definierten Richtung. Aber nachdem sie zu einem mittelmäßigen Treffen gegangen sind, werden sich die Teilnehmer wahrscheinlich fragen, ob es ihre Zeit wert war.

Die gute Nachricht: Viele Elemente eines erfolgreichen Meetings können vorzeitig vorbereitet werden. Ohne dies werden jedoch Fehler passieren. Hier sind vier Möglichkeiten, wie Besprechungen am Arbeitsplatz zu kurz kommen und was Sie tun können, um sie zu vermeiden:

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1. Ein Mangel an Planung.

Große Treffen finden selten organisch statt. Sie resultieren vielmehr aus einer sorgfältigen Planung. Achten Sie darauf, alle Ziele klar zu definieren und eine detaillierte Agenda zu erstellen. Raum für spontane Diskussionen ist in Ordnung. Aber mit einer Agenda wird sichergestellt, dass Sie Ihre Ziele rechtzeitig erreichen.

Nehmen Sie sich als nächstes die Zeit, um Logistik wie Sitzgelegenheiten, Steckdosen und ergänzende Materialien wie PowerPoint-Präsentationen oder Handzettel zu betrachten.Entwickeln Sie eine Liste häufig benötigter Elemente und überprüfen Sie sie vor jedem Meeting.

Wenn Redner auf der Tagesordnung stehen, sollten Sie mehrere Tage im Voraus nach ihren Notizen fragen. Diese Anordnung wird es Ihnen beiden ermöglichen, jeden Inhalt nach Bedarf zu optimieren und unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.

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2. Die Abwesenheit eines designierten Vermittlers.

Wenn niemand die Kontrolle übernimmt, können Besprechungen leicht von der Spur abweichen und Zeit verschwenden.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie einen Leiter benennen, der die großartigen Ideen, die während des Treffens formuliert wurden, verstärken, Gespräche außerhalb des Themas reduzieren, weitere positive Diskussionen unterstützen und Folgeaktivitäten zuweisen kann.

3. Ein Versagen, starke Reaktionen vorherzusehen.

Ab und zu müssen kontroverse Themen in einem Meeting diskutiert werden. Um potenziell unangenehme Reaktionen zu umgehen, halten Sie ein paar Eins-zu-Eins-Gespräche mit Ihren freimütigsten oder einflussreichsten Teammitgliedern, um mögliche Reaktionen zu messen.

Unabhängig davon, ob Sie alle auf derselben Seite sind, können Sie sich besser auf Fragen und Meinungen vorbereiten und vorbereiten, die Sie sonst vielleicht überraschen würden.

4. Nicht vorhandene Nachverfolgung.

Selbst die besten Meetings erweisen sich als wertlos, wenn sich niemand Notizen macht oder Folgeaufgaben skizziert. Benennen Sie zu diesem Zweck einen Teilnehmer (nicht den Moderator), um ein Protokoll zu erstellen. Im Idealfall sollten Sie ihm nach dem Meeting eine Zusammenfassung für alle Teilnehmer zusenden.

Während der Protokollführer für die Protokolle zuständig ist, sollte der Moderator auch im weiteren Verlauf der Diskussion die Aufgaben notieren, die erledigt werden müssen. Am Ende des Meetings sollten alle Aufgaben zusammen mit harten Terminen zugewiesen werden.

Endlich, verstehen Sie, dass sogar ein gutes Meeting manchmal vom Kurs abkommen kann. Aber diese Richtlinien können Ihnen helfen, solche Situationen auf ein Minimum zu reduzieren.

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