Die 4 größten Inbox-Feinde am Arbeitsplatz

Die 4 größten Inbox-Feinde am Arbeitsplatz
Eine aktuelle Studie von Kelton Global ergab, dass 92 Prozent der Amerikaner im Durchschnitt 90 Minuten pro Tag mit ihrem Posteingang verbringen. Unsere Beziehung zu unserem Posteingang am Arbeitsplatz wird beeinträchtigt durch was ich nenne, Inbox-Feinde oder alltägliche E-Mail-Gewohnheiten, die die Zeit, die wir mit unserem Posteingang verbringen, verringern und unsere gesamte Arbeitsplatzproduktivität verringern.

Eine aktuelle Studie von Kelton Global ergab, dass 92 Prozent der Amerikaner im Durchschnitt 90 Minuten pro Tag mit ihrem Posteingang verbringen.

Unsere Beziehung zu unserem Posteingang am Arbeitsplatz wird beeinträchtigt durch was ich nenne, Inbox-Feinde oder alltägliche E-Mail-Gewohnheiten, die die Zeit, die wir mit unserem Posteingang verbringen, verringern und unsere gesamte Arbeitsplatzproduktivität verringern.

Hier sind die vier Feinde, über die Sie - und Ihren Posteingang - Bescheid wissen müssen sowie Fehlerbehebungen.

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1. Verfolgung des Posteingangs null

Der heilige Gral der meisten E-Mail-Leben der Profis besteht darin, einen sauberen und schlanken Posteingang zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Unsere Faszination, unseren Posteingang zu bereinigen, hat viele Produkte und Apps hervorgebracht, darunter den beliebten Social Phrase "# InboxZero."

Ihr Posteingang ist nicht Ihre Aufgabenliste. Es kann Ihre tägliche To-Do-Liste ergänzen oder beeinflussen, aber es als Tool zur Aufgabenverwaltung zu verwenden ist nicht sinnvoll. Wir verbringen Zeit zu bewegen & ldquo; abgeschlossen & rdquo; Nachrichten aus unserem Posteingang heraus und sobald sie aus sind, verbringen wir mehr Zeit damit, nach diesen Nachrichten zu suchen, wenn wir sie zu einem späteren Zeitpunkt brauchen. Wie können Sie Ihren Posteingang erobern? Nutzen Sie einfach zu verwendende Aufgabenverwaltungstools (insbesondere mobile Apps), mit denen Sie Ihre E-Mails besser verwalten und Ihre Nachrichten im Posteingang lassen können.

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2. OCOD (Zwangsstörung der zwanghaften Organisation)

Leute, die OCOD zeigen, sind süchtig nach Ordnern. Wir organisieren E-Mails in Ordnern, weil wir uns mit einer großen Anzahl von Nachrichten beschäftigen und wir sind davon verschreckt, einen zu finden (oder schnell zu finden), wenn wir ihn brauchen.

Ordner funktionieren gut für Artikel, die in ein Single-Bucket und NICHT in anderen, E-Mail-Nachrichten auf der anderen Seite sind selten gegenseitig ausschließen. Eine E-Mail, die in den & bdquo; Boss & rdquo; Ordner könnte besser in ein "Thema" passen & rdquo; Mappe. Die meisten E-Mails von Teammitgliedern können je nach aktuellen Aufgaben oder Arbeitsschwerpunkten in eine beliebige Anzahl von Ordnern passen. Ergebnis? Zusätzlich zum Zeitaufwand für das Organisieren von Nachrichten in Ordnern verschwenden wir Zeit damit, herauszufinden, in welchem ​​Ordner sich eine E-Mail befindet. Verwenden Sie stattdessen die nativen Suchfunktionen Ihres E-Mail-Clients oder verwenden Sie ein intelligentes und einfach zu verwendendes Suchtool.

3. Der Benachrichtigungs-Ping

Denken Sie darüber nach: Wie oft am Tag wechseln Sie Ihre Aufmerksamkeit auf E-Mails, sobald Sie den Alarm auf Ihrem Telefon, Tablet oder Computer hören? Dies ist tatsächlich eine sehr natürliche menschliche Reaktion, da Menschen dazu neigen, Aufregung oder gesteigertes Interesse am Unbekannten zu zeigen.

Schalten Sie Benachrichtigungen aus, während Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren, oder noch besser, versuchen Sie, Ihren E-Mail-Client oder Ihre Anwendung zu schließen. Sie werden Ihre Arbeit effizienter erledigen und Ihre E-Mail wird auf Sie warten, wenn Sie fertig sind. Hast du Angst etwas Wichtiges zu verpassen? Verwenden Sie Priorisierungsregeln, wenn Sie zu Ihrer E-Mail zurückkehren, um kritische Nachrichten zu isolieren.

4. Die Kollision von persönlicher und professioneller E-Mail

Manchmal kollidieren unsere professionelle und persönliche E-Mail-Welt. Sie können zum Beispiel einen Freund von Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse aus per E-Mail kontaktieren, um sich beruflich beraten zu lassen. Oder Sie finden es möglicherweise bequem, Ihren persönlichen E-Mail-Account (anstelle Ihres geschäftlichen E-Mail-Kontos) zu verwenden, um E-Mails über Ihr Telefon für einen schnelleren und einfacheren Zugriff zu senden. Ein solcher Austausch könnte leicht das geistige Eigentum, Informationssicherheitsrichtlinien und sogar Compliance-Vorschriften gefährden.

Trennen Sie diese beiden E-Mail-Welten rücksichtslos. Alle E-Mails mit arbeitsbezogenem Inhalt sollten in Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto verbleiben.

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