3 Zu vermeidende Fehler beim Arbeiten mit einem virtuellen Assistenten

3 Zu vermeidende Fehler beim Arbeiten mit einem virtuellen Assistenten
Wie bei vielen s wurde mir das Konzept der Arbeit mit einem virtuellen Assistenten (VA) von Tim Ferriss ' Die 4-Stunden-Workweek vorgestellt. Er pries die Vorteile der Auslagerung repetitiver Arbeit (oder Aufgaben, die Sie nicht gut oder nicht gut finden), damit Sie sich auf Ihre wertvollsten Aufgaben konzentrieren können.

Wie bei vielen s wurde mir das Konzept der Arbeit mit einem virtuellen Assistenten (VA) von Tim Ferriss ' Die 4-Stunden-Workweek vorgestellt. Er pries die Vorteile der Auslagerung repetitiver Arbeit (oder Aufgaben, die Sie nicht gut oder nicht gut finden), damit Sie sich auf Ihre wertvollsten Aufgaben konzentrieren können. Gelockt von der Idee, der 80/20-Regel zu folgen (dh meine Zeit für die 20 Prozent der Aktivitäten zu verwenden, die 80 Prozent meiner Erträge generieren), habe ich mich in den vergangenen sechs Jahren immer wieder mit VAs beschäftigt die Welt. Sie haben eine Vielzahl von Aufgaben für mich erledigt, einschließlich der Transkription, dem Teilen von Artikeln in sozialen Medien, dem Hochladen und Formatieren von Blogposts, Audio- und Videobearbeitung, dem Verfassen von Interviewfragen und vielem mehr.

Wenn du erwägst, jemanden einzustellen - oder deine Arbeitsbeziehung mit denen zu verbessern, mit denen du gerade einen Vertrag trägst - hier sind drei Fehler zu vermeiden.

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1. Wenn Sie Ihre Aufgaben nicht aufteilen können . Bevor Sie eine VA einstellen, ist es sinnvoll, eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die Sie für Sie ausführen sollen. In meinem Fall umfasst es Dinge wie das Buchen von Reisearrangements, das Hochladen von Blogposts und das Teilen von Artikeln in sozialen Medien. Das Erstellen einer genauen Aufgabenliste kann Ihnen dabei helfen, eine VA mit der richtigen Erfahrung und Eignung auszuwählen. Sobald Sie Ihre VA eingestellt haben - sei es durch persönliches Networking, die Platzierung einer Anzeige oder vielleicht durch die Nutzung eines Dienstes wie z. B. Zirtual - sollten Sie die einzelnen Schritte, die Sie durchführen möchten, auf den gleichen hohen Stand bringen. Dies ist besonders kritisch, wenn Sie mit einer VA im Ausland zu tun haben, deren kulturelle Bezugspunkte sich von Ihren unterscheiden können. Sie verstehen vielleicht nicht, dass das Buchen eines Fluges von Boston nach Atlanta mit einem Zwischenstopp in Los Angeles eine sehr, sehr schlechte Idee ist. Sie können sich später eine Menge Ärger ersparen, indem Sie in Ihren Anweisungen sehr genau sind und versuchen, Fragen zu antizipieren, die Ihre VA haben könnte oder wie Dinge schiefgehen könnten.

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2. Keine Zeit, ihre Arbeit zu überprüfen . Es ist verlockend zu denken, dass Sie die Aufgabe delegieren und dann vergessen können, sobald Sie eine VA eingestellt haben. Aber zumindest funktioniert das auf jeden Fall nicht. Sie müssen Zeit in Ihren Kalender investieren, um alles, was sie tun, zu überprüfen, damit Sie Probleme frühzeitig erkennen und Vorschläge und Feedback geben können. Einige VAs zögern vielleicht, Sie zu warnen, wenn sie einen Roadblock getroffen haben oder Ihre Anweisungen nicht verstehen. Wenn Sie also häufig einchecken und den Fortschritt in den ersten Tagen überwachen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht in Sackgassen gehen und versuchen, Anweisungen zu folgen, die sie falsch verstanden haben.Es ist leicht, beschäftigt zu sein und deine VA vorübergehend zu ignorieren; Sie fordern Ihre Zeit nicht so wie ein Kunde. Aber wenn Sie wollen, dass sie effektiv sind, planen Sie mindestens 30 Minuten pro Tag, um ihre Arbeit frühzeitig zu überprüfen. Dadurch erhalten sie zeitnahe und umsetzbare Rückmeldungen und sparen Geld, da sie seltener zurückgehen müssen, um eine Menge Arbeit zu erledigen.

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3. Kein Erstellen eines Systems . Eines der besten Dinge, die ich mit meinem letzten VA gemacht habe, war die Entwicklung eines & ldquo; Handbuch des Assistenten & rdquo; bevor sie den Job antrat. Ich schrieb Schritt-für-Schritt-Verfahren für die häufigsten Aufgaben auf, die ich von ihr verlangte, und legte alle relevanten Informationen wie Website-Passwörter oder Vielflieger-Nummern in ein einfach zu suchendes Dokument. (Abhängig von der Aufgabe könnten Sie auch in Betracht ziehen, Online-Videos zu machen, um Ihre VA zu demonstrieren.) Das stellte sicher, dass sie mich nicht ständig mit grundlegenden Fragen belästigte und sie schnell selbstständig werden konnte. Als sie eine neue Aufgabe übernahm, wies ich sie auch an, das Verfahren aufzuschreiben und in das Handbuch aufzunehmen, damit es zu einem ständigen Referenzwerkzeug für die Zukunft werden kann. Das Ziel ist es, einen einfachen Übergang zu ermöglichen und zu vermeiden, das Rad neu zu erfinden, wenn zwischen einer bestimmten Aufgabe eine lange Pause besteht (z. B. das Hochladen eines Blog-Posts auf eine bestimmte Website mit eigenen Layout-Macken).

Die Arbeit mit einer VA kann Ihre Produktivität exponentiell steigern - aber nur, wenn Sie ihre Zeit und Talente voll ausschöpfen. Sie werden niemals den wirklichen Vorteil nutzen, wenn Sie ständig Fehler bereinigen müssen und Dinge noch einmal machen müssen. Der einzige Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, im Voraus zu planen und die Systeme einzurichten, die es ihnen ermöglichen, erfolgreich zu sein.

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